週二下午，白板上貼著十五張便利貼，每一張是表單上的一個欄位。規則只有一條：說不出這一題的答案會改變我們哪一個動作，就撕下來。
問到足以決定「誰來回覆、回覆什麼、多快回覆」為止，通常是六到八題。每一個欄位都要對應一個後續動作。預算、資金來源、身分文件這類敏感資料不在第一張表單蒐集，留到買方與顧問建立對話之後，在說明用途的情況下再問。
這份紀錄來自一家經營海外物件的仲介公司的網站改版工作。參與的有行銷、業務主管、客服與法遵窗口。以下照欄位順序記錄當天的討論，內容已去識別化。
沒有人設計過這張表。它是三年裡一題一題加上去的。
業務說想知道預算，加一題。主管說想知道買方職業，加一題。行銷說想知道從哪裡聽說我們，加一題。有一次辦活動需要生日，又加一題，活動結束後沒有人拿掉。
客服提供了一個觀察：很多人填到一半離開，留下來的表單裡，選填題大多空白，必填的預算欄位則常見明顯亂填的答案。業務打電話過去，對方說「我隨便選的」。一題不該問的問題，換來的是假資料。
撕掉年收入時，業務主管反對最久。他的說法是，不知道財力就會浪費時間在買不起的人身上。
我們的回答分兩層。第一，表單上的收入欄位本來就不可信，拿它篩人會篩錯。第二，篩選可以用另一種方式做：在表單之前的頁面把物件的總價區間、付款時程與自備資金的概念寫清楚，讓不適合的人自己離開。資訊給得夠，人會自己判斷。
預算沒有被刪，但從必填的金額區間，改成選填的一句話：「您目前考慮的總價範圍，方便的話請告訴我們」，並在旁邊加註用途：「用來準備符合範圍的資料，不會影響回覆順序」。
這句加註是法遵窗口堅持的。蒐集資料時要讓對方知道用途，寫出來之後公司就必須照做。業務不可以因為預算低就不回覆。回覆時限對所有人一致。
同樣的原則用在整張表上。每一個保留的欄位旁邊，都要寫得出一句用途說明。寫不出來的，就是不該問的。
第二題改成電子郵件必填、電話選填，是為了配合公司全程以文字溝通為主的作業方式，也讓不想接電話的人願意留資料。業務擔心沒有電話追不到人。客服的數據經驗是，不願意留電話的人被打電話也不會接。
第四題的「還沒決定」很重要。少了這個選項，還在探索的人只能隨便勾一個，後面的分派就錯了。
第七題是整張表資訊量最大的一題。一個人願意打字寫下他的問題，比任何勾選題都能說明他的狀態。這一題放最後，不設字數下限。
原表單最下面有一個預設勾選的方框，文字是「我同意接收行銷資訊並同意隱私權政策」。
改版後拆成兩件事。隱私說明用三行白話寫在送出按鈕上方：我們蒐集哪些資料、用來做什麼、保存多久、如何要求刪除，後面附完整政策的頁面入口。接收後續資訊則是一個獨立的勾選項，預設不勾，不勾也可以送出詢問。
行銷同事擔心名單變少。能寄信的名單確實會少，剩下的都是主動要收的人。至於同意的形式在各地是否符合個人資料與行銷訊息的規範，由持牌律師審閱後定案，不在會議上自行判斷。
原本送出後只顯示「感謝您的填寫，我們將盡快與您聯繫」。「盡快」兩個字沒有資訊。
新的確認頁寫四件事：您的詢問已收到；誰會回覆您，寫職稱；最慢在幾個工作天內回覆，並說明跨時區的計算方式；回覆之前您可以先閱讀的資料，例如付款時程說明與買方自行查證清單。
同樣的內容同步寄到買方信箱。這封確認信是買方收到的第一封信，它示範了公司之後會怎麼溝通。確認信裡不放促銷，也不附報價。
內部也要同步調整。表單的第三題到第六題直接對應分派規則，寫成一張對照表：什麼組合由誰回、附什麼資料、時限多久。表單改了，分派表沒改，前面的取捨就白費。
觀察期訂為一季。期間不加任何欄位。業務如果反映缺某項資訊，先看能不能在第一次回覆時用一句話問，多數情況可以。真正需要加回表單的欄位，要經過同一個檢驗：答案會改變哪一個動作。
當天會議結束時，白板上剩七張便利貼。業務主管說了一句：以前我們問了十五題，回信卻都寄同一封。這句話被記進會議紀錄，當作這次改版的理由。
討論完欄位，客服把表單在手機上實際填了一次，又找出幾個問題。這些細節不影響蒐集什麼資料，卻決定買方會不會填完。
時區欄位原本是一個要捲動很久的下拉選單。改成自動偵測並顯示結果，買方只需要在不對的時候修改。國家與城市的複選題原本列了二十多個選項，改成先選區域再展開，並把「還沒決定」放在最上面。
錯誤訊息也重寫了。原本只顯示紅字「格式錯誤」，買方不知道錯在哪一格。新的訊息寫在出錯的欄位旁邊，說明要怎麼改。送出按鈕上的字從「提交」改成「送出詢問」，按鈕下方加一行：送出後不會有人立刻打電話給您。
最後一行是客服提議的。很多人不敢填表單，怕的就是填完五分鐘內被電話追著跑。把公司不會做的事寫出來，和把會做的事寫出來一樣有用，前提是公司真的做到。
已經進入正式評估或簽約前階段的買方，公司需要依當地規定進行身分確認與資金來源審查，那是另一套有法規依據的程序，文件蒐集的範圍與方式需由持牌專業人士確認，不能用本文的極簡原則處理。企業客戶的大宗購置或整棟洽談，通常由專人直接接洽，表單只需留聯絡方式。公司的回覆流程若沒有分派規則，所有詢問都由同一人用同一封信回覆，那麼先該改的是回覆流程，表單剩幾題差別不大。