先看原信的第一句：「為提供更優質的居住體驗，本案部分規劃將進行優化調整。」收信的買方讀完這一句，還不知道自己家的什麼東西被換掉了。
第一段就寫清楚變了什麼、影響哪些戶別、買方需不需要做決定。接著用對照表列出變更前後，說明原因、對買方的實際影響、買方依合約可以採取的選項與期限，最後附上依據文件與聯絡窗口。全信不使用「優化」「升級」這類替公司下結論的詞。
設計變更是指建案在銷售後，對已揭露的建材、設備、公共設施或格局所做的調整。以下這封信來自一家開發商設在海外的銷售辦公室，內容已去識別化並改寫，用來示範方法。信件涉及合約權利義務，發出前必須經持牌律師審閱。
原信共四段。第一段講公司的理念，第二段說「部分公共空間及建材將進行調整」，第三段說「不影響整體品質」，第四段感謝支持。
買方回信問了六個問題：哪些公共空間、哪些建材、換成什麼、為什麼換、我的那一戶有沒有影響、我可以不同意嗎。六題原信一題都沒答。
更糟的是，買方後來從當地的社群上看到變更的細節，比公司的信還完整。公司的信在他眼中，從資訊不足變成刻意模糊。
原主旨是「建案規劃優化通知」。
改寫後的主旨是「建案名稱：公共設施與外牆建材變更通知，請於某日前回覆」。主旨要讓買方不打開信就知道三件事：這是變更、變的是哪一類、有沒有期限。
有人擔心主旨寫「變更」太刺眼。把一封需要買方回覆的信寫得像電子報，買方沒打開而錯過期限，後果嚴重得多。
原第一段用了三句話講品牌理念。全部刪除。
改寫後的第一段只有三句。第一句：本案有兩項已揭露的內容將變更，分別是某一項公共設施的位置與面積，以及外牆某部位的建材。第二句：這兩項變更影響全體買方，不涉及各戶室內面積與格局。第三句：依合約某一條，您有以下選項，請於某日前回覆，詳見下文。
寫這一段時，內部最常卡住的是第二句。業務希望寫「不影響您的權益」。這句話是法律結論，公司不能自己下。信裡只寫事實：什麼變了、什麼沒變。有沒有影響權益，由買方和他的律師判斷。
用對照表。每一項變更列四欄：項目、原揭露內容與出處、變更後內容、變更原因。
原信寫的原因是「提供更優質的體驗」。實際原因是當地主管機關在審查時要求調整消防動線，連帶移動了公共設施的位置。這個原因完全說得出口，卻被包裝成沒有人相信的話。實話通常比修飾過的話好用。
寫到買方不需要再問為止。我們請團隊把買方可能在意的面向列出來，逐一回答有或沒有。
每一項的答案只有三種：有，並說明內容；沒有；尚待確認，並說明何時更新。不要用「原則上不變」這種句子。
第三項與第六項涉及當地的產權與管理制度，寫法要請當地專業人士確認。信中同時註明：以上為公司就本次變更所做的說明，買方如需了解對個人權益的法律效果，建議諮詢自己委任的當地持牌律師。
原信沒有這一段。這是整封信最大的缺口。
合約與當地法規通常會規定設計變更時買方的權利，可能包括同意、要求說明、協商補償或在特定條件下解除契約。有哪些選項、條件是什麼，完全依合約與當地法規而定，必須由律師確認後才能寫進信裡。
寫法上有三個原則。照合約列出全部選項，不只列公司希望買方選的那一個。每一個選項寫明買方要做什麼、期限、後續流程。不回覆會被視為什麼，要明講，而且這個安排本身要合乎合約與法規。
銷售主管通常反對寫出解約的選項，理由是「提醒他可以退」。買方的律師一定會告訴他。由公司先講，買方看到的是一家照合約辦事的公司。由律師講，買方看到的是一家想隱瞞的公司。
原信的結尾是「感謝您的支持與體諒」。體諒要由買方自己決定給不給，公司不能預設。
改寫後的結尾列三件事：專責窗口的姓名、職稱與聯絡方式及回覆時限；公司安排的線上說明時段，買方可以直接向工務人員提問；下一次更新的日期。
附件包括變更前後的圖面、規格資料、主管機關要求的相關文件摘要、合約相關條文的頁碼索引，以及一張回覆單。回覆單讓買方勾選即可，不必自己寫信。
順序錯的時候，最常見的情況是第五項。業務想先打電話安撫熟客，結果每個人講的版本不同，買方之間互相比對，正式信件還沒發，爭議已經開始。
信寄出去不算完成。接下來兩週是買方消化與回覆的時間，團隊要有一張追蹤表。
表上每位買方一列，記錄信件是否送達、是否開啟、是否回覆、選了哪一個選項、提出了什麼問題。到了期限的一半還沒有開信的買方，客服要改用其他聯絡方式確認對方收到，並把這次聯繫記錄下來。通知有沒有送達，在日後的爭議裡常是關鍵事實，如何才算有效送達則依合約與當地規定，要請律師說明。
買方提出的問題每天彙整一次。同一個問題被問到第三次，就更新問答稿並同步給所有通路。線上說明時段結束後，把現場的提問與回答整理成文字，寄給全體買方，包括沒有參加的人。
最後做一次內部復盤：這次變更是什麼時候在內部定案的，距離通知買方隔了多久，中間有沒有消息先從其他管道流出。下一次變更時，這段間隔要更短。
變更幅度極小、屬於合約明定的容許誤差範圍內時，是否需要個別通知及通知方式，依合約與當地規定處理，不一定需要完整的對照信，但仍建議在定期進度報告中記錄。變更已經引發集體爭議或進入法律程序時，所有對外文字都應由律師主導，本文的範本不適用。代銷或仲介公司不是合約當事人，不應自行撰寫變更通知，只能轉達開發商的正式文件，並把買方的疑問以書面送回開發商。