這是一份可以照著做的教學。假設你的團隊每週要上十幾則海外建案廣告，目前靠主管在群組裡回一個「可」字放行，下面五個關卡可以取代那個字。
要過五關：需求單確認、事實核對、揭露語檢查、平台與當地規範檢查、上架留檔。每一關有一位明確的負責人和一張檢查表，全部通過才能排程。一則一般素材走完五關，合理的時間是兩個工作天。
廣告素材指的是所有付費投放與公開張貼的圖片、影片、文案與落地頁。業務自己在個人社群貼的建案圖文也算，這一點最常被漏掉。
素材需求單是行銷人員開工前填的一頁表格。它的作用是讓後面四關知道要拿什麼來對。
第三項最花時間，也最值得花。行銷人員常寫「強調地段優勢」，這不算事實主張。要寫成「距離某類交通設施步行幾分鐘」，後面的人才有東西可以核。
第六項是多數團隊沒有的欄位。廣告有保存期限，活動結束、價格調整、戶別售出後，舊素材還在跑，就是下一件客訴。
對到原始文件，不能對到上一版素材。這是最常見的錯誤順序：設計師拿上一季的圖改字，審核的人拿上一季的圖比對，兩邊都一致，但源頭的數字早就變了。
核對人通常是專案經理或產品窗口。他手上要有一份建案事實主表，也就是集中記錄面積、戶數、公設、交屋期間、付款方式與各項來源的單一文件。素材上的每一個數字，都要能在主表上指到同一格。
這一關不討論文案好不好。核對人只回答一個問題：這句話找得到出處嗎？找不到就退回，不幫忙改。
揭露語是指讓讀者理解素材限制的說明文字，例如圖片性質、價格條件、風險提示與公司身分。這一關檢查它們有沒有出現、看不看得到、講不講得通。
有沒有出現，對的是公司的揭露語清單。每一類素材該帶哪幾句，清單上寫死，行銷人員不需要每次重想。
看不看得到，是手機實測。把素材放進手機，用正常滑動速度看一次。揭露語如果只在影片最後一秒閃過，或者字小到要放大才讀得到，就算沒過。我們在審查會上會請一位不在專案裡的同事看完後複述，他講不出來的揭露語，等於沒放。
講不講得通，是語意檢查。主文案寫「輕鬆持有」，底下揭露語寫「持有成本依個別情況而異」，兩句互相抵銷。這種情況要改主文案，不能靠揭露語補救。
平台規範由投放人員判斷，當地規範要交給專業人士。兩件事不要混在同一個人身上。
各廣告平台對房地產與金融相關內容都有自己的限制，例如受眾設定、用語與落地頁要求。投放人員要維護一份平台限制摘要，註明查閱日期，每季重讀一次平台公告。
當地規範複雜得多。在買方所在地推廣境外不動產，以及建案所在地對廣告內容的要求，可能同時適用。這屬於法律問題，團隊不應自行解讀，需要由相關地區的持牌律師出具意見。實務做法是請律師就幾類常用素材給一份書面的通則意見，行銷團隊在通則範圍內作業，超出範圍的素材才逐件送審。這樣律師費可控，流程也不會卡住。
留檔的用途在一年後才看得出來。買方拿著一張廣告截圖來問：你們當時是這樣寫的。團隊要能在十分鐘內找出那則素材、它依據的文件、以及誰核過。找不到，公司就只能照買方的版本談。
檔名要有規則。建議包含建案代號、素材編號、版本與上架日。聽起來是瑣事，卻是這一關最容易卡住的地方。
固定收件日和固定審核時段。例如每週一中午前收需求單與初稿，週一下午做事實核對，週二上午做揭露語與規範檢查，週二下午排程，週三上架。
急件另開一條路，但急件也要過五關，只是縮短時間。急件必須由部門主管開單，而且每月統計次數。急件變成常態時，問題通常出在活動規劃太晚定案，審核流程沒有問題。
業務自製素材走簡化版：只能使用公司素材庫裡已核過的圖與句子，自行組合，不能新增事實主張。素材庫每月更新，過期的圖直接下架。
第一個阻力是速度。行銷人員會說以前半天能上的素材現在要兩天。請他們回頭算一次過去改稿、下架、回覆客訴的時間。
第二個阻力是核對人不敢退件。專案經理和行銷同事天天見面，退件傷感情。解法是把檢查表做成是非題，退件理由只有「找不到出處」一種，不帶評價。
第三個阻力是主管自己跳過流程。主管臨時要上一則素材，直接叫設計出圖。流程只要被主管跳過一次，底下就不會再認真走。這件事要在上線前先跟主管談好。
影片比圖片多了口白、字幕與剪輯三個變數，所以要審兩次：腳本定稿審一次，成片再審一次。剪輯會改變語意，一句有前提的話剪掉前半句，就變成沒有條件的保證。只審腳本的團隊，常在成片上架後才發現問題。
成片審核時，核對人要關掉聲音看一次字幕，再閉上眼睛聽一次口白。兩者各自都要站得住，因為很多觀眾是靜音滑過，另一些人只聽不看。揭露語在兩種情況下都要出現。
直播無法事前審成片，做法改成事前審流程。主持人拿到一份可講與不可講的清單，每一個會提到的數字都事先對過主表。直播中安排一位同事在場外監看，主持人講到清單外的內容時，用提詞方式提醒更正。直播結束後保存完整回放檔，若要剪成短片另行上架，短片視為新素材，重新走五關。
留言與私訊的回覆也算素材的一部分。小編在留言區回答觀眾的問題，同樣只能使用已核過的說法，遇到法律、稅務與居留的提問，一律引導到公司的正式窗口，並說明需由持牌專業人士確認。
團隊每月只上兩三則素材時，五關可以併成一張檢查表由兩人交叉審，不必拆成五個角色。公司沒有建案事實主表時，第二關無法進行，要先回頭建主表。素材完全由開發商提供、代銷不得修改的合作模式下，代銷能做的是留存收到的版本與日期，並把疑慮以書面回報開發商，審核責任要在合作合約裡先講明，而合約條款的安排需請持牌律師確認。