拿出一份海外建案的訂購文件，翻到解約與退款那一段，請三位同事各自說明「付了訂金後反悔會怎樣」。三個人多半給出三種答案。買方面對的就是這種處境。
白話說明要讓買方不翻合約就能回答四個問題：哪些情況可以退、要在什麼期限內提出、哪些款項可能拿不回來、該向誰用什麼方式提出。寫到能回答這四題即可。白話版是合約條文的導讀，不能取代條文，也不能比條文多給或少給任何權利。
退訂在這裡泛指買方在付款之後、交易完成之前退出交易的各種情況，包含合約或法規給予的反悔期、因賣方違約而解約、因買方自身原因而解約。這三種情況的後果差很多，白話說明的首要工作就是把它們分開。
以下七個步驟是顧問協助團隊撰寫時的實際順序。每一步都有產出文件，後一步以前一步為基礎。
退訂的規定很少集中在同一個條文。訂金的處理可能在訂購單，解約事由在買賣合約的中段，延遲交屋的權利在另一章，匯款手續費的負擔在付款附件。第一步是請法務或合作律師把所有相關條文摘出，貼進同一份工作文件，並標註出處。
這一步最常漏掉的是訂購單與正式合約之間的落差。許多海外建案先簽一份簡短的訂購單並收取訂金，數週後才簽正式合約。兩份文件對退訂的約定可能不同。白話說明要分階段寫，不能只寫正式合約的版本。
條文是依法律邏輯編排的，買方是依自己的處境閱讀的。第二步把條文重新分組，每一組對應一個買方可能遇到的情境。
情境的數量與內容依合約而定，上面是常見的六種。有些合約沒有貸款不成的解約條款，那就在情境三之下照實寫「合約沒有約定這種情況可以解約」。沒有的權利也要寫出來，這正是買方最需要知道的部分。
情境分好之後，為每一個情境填寫同一組欄位。固定欄位讓買方可以橫向比較，也讓撰寫者不會漏項。
第四欄寫類別就好。具體的金額與比例以個別合約為準，不同戶別、不同銷售階段可能不一樣。白話版寫出一個數字，買方會把它當成自己合約的數字。請寫成「依您的合約某部分的約定」，並指出位置。
第五欄常被忽略，卻是實務上抱怨最多的地方。退款以合約幣別匯回，買方換回本國貨幣時金額與當初不同。跨國匯款的中間行費用也可能從退款中扣除。這些都要事先說明，匯率變動的結果由誰承擔，以合約約定為準。
現在開始改寫。原則有三條。第一，一句話只講一個條件。第二，主詞寫出來，是買方做還是賣方做。第三，法律術語第一次出現時保留原詞並加上一句解釋。
舉一個去識別化的改寫示例。條文原意是：買方若未於約定期日前完成第二期款之給付，經賣方書面催告後於所定期間內仍未履行者，賣方得解除契約並沒收已付款項之一部。白話版可以寫成三句：您沒有在期限內付第二期款時，賣方會先寄書面通知給您。通知上會寫一個補繳期限。超過補繳期限仍未付款，賣方可以解約，並依合約扣留您已付款項的一部分。
改寫時最容易犯的錯是順手加上安撫的話，例如「一般情況下都可以協調」。這句話在合約裡找不到依據，卻會被買方當成承諾。白話版只翻譯，不加料。
白話說明的開頭與結尾要有三段固定文字，位置明顯，字體不縮小。
第三段的版本資訊容易被當成形式。合約範本在銷售期間可能修訂。白話版沒有跟著改，就會出現網頁說可以、合約說不行的情況。版本編號讓買方與客服都能確認自己看的是哪一版。
白話版寫完後交給律師覆核。請律師看的重點有三個，要明確寫在委託信裡。第一，白話版有沒有任何一句話，給了買方比合約更多的權利。第二，有沒有漏掉任何對買方不利而買方應該知道的約定。第三，白話版的用語在當地法規下有沒有構成不當陳述的風險。
只請律師「幫忙看一下」，得到的回覆通常是修幾個用詞。把三個問題列出來，律師才會逐項回答。律師的覆核意見要留存，並記錄最後採納與未採納的部分及理由。
這一步最容易卡在時間。律師的排程與行銷的上線日期常對不上。顧問的建議是把律師覆核列為上線的必要條件，寫進專案時程，不因趕進度而跳過。
最後一步是驗收。找三到五位沒有參與專案、也不熟悉不動產的人，請他們讀完白話版後回答幾個情境題。例如：付了訂金五天後想取消，要做什麼、可能損失什麼。貸款沒下來，可以解約嗎。
測試者答錯或答不出來的題目，就是要修改的地方。常見的問題是期限的起算點看不懂，以及「可能被扣留」與「一定被扣留」分不清。修改後換一批人再測一次。
測試通過的標準是每一題都有多數測試者答對，而且沒有人得出比合約更樂觀的結論。後者比前者重要。買方誤以為自己有權利退，日後的爭議比看不懂更難處理。
寫好的說明要放在買方做決定之前看得到的地方。官網的訂購流程頁、說明會的資料袋、訂購單的附件，三處都放。付訂之前，業務要請買方確認已經讀過，並留下確認紀錄。
業務人員也要受訓。訓練的內容很單純：買方問到退訂時，打開白話說明逐項回答，不憑記憶，不加個人判斷。買方的情況不在六個情境之內時，回答「這個情況需要請律師看您的合約」，並協助轉介。
如果每一位買方的合約都經過個別協商，條款差異很大，一份共用的白話說明會失準。這時應改為在簽約前由律師為個別買方製作摘要。
有些市場的法規對解約與退款有強制規定，並要求以法定格式揭露。企業自製的白話版不能取代法定文件，兩者並存時要標示清楚哪一份是法定文件。
白話說明讓買方看懂條款，並不代表條款本身公平或對買方有利。條款內容是否合理、是否應該協商修改，是買方與其律師要判斷的事，這篇文章與任何白話頁面都不能代答。