致：本季所有參與訪談專案的成員。事由：上個月有一位受訪者來信，詢問他的錄音檔現在在誰手上。我們花了兩天才回答出來。兩天太久。以下規則自即日起適用，請讀完後在專案表上簽名。
基本規則有四條：訪談前用對方聽得懂的話說明目的與用途並取得同意、錄音要另外徵得同意、資料在分析前去識別化、原始檔案有明確的保管人與刪除日期。知情同意的定義，是受訪者在了解研究目的、資料用途與自身權利之後，自願表示參與。這四條做到，受訪者來信詢問時，我們應該在一個工作天內答得出來。
本備忘是所內的工作規範，不構成法律意見。各地的個人資料保護規定不同，跨境專案開工前，須由當地持牌法律專業人士確認。
一位經營連鎖洗衣店的受訪者，在訪談結束五週後來信。他說當時同意錄音，現在想知道檔案存在哪裡、誰聽過、什麼時候刪。
我們查的結果如下。錄音檔有三份副本：訪談者的手機、共用雲端資料夾、負責打逐字稿的成員電腦。聽過的人有四位。刪除日期沒有人訂過。
三個缺口很清楚。同意說明只有口頭講，沒有留下內容紀錄。檔案沒有單一保管人。專案結束後沒有刪除的程序。受訪者很客氣，但這件事如果發生在更敏感的題目上，後果會嚴重得多。
以下七件事在招募時用文字寄送一次，訪談開場再口頭講一次。口頭說明的部分要錄進檔案，或在筆記首行記下已說明與對方的回覆。
第一線最容易卡在第一件。委託方常要求完全匿名，擔心受訪者知道是誰委託後會調整答案。我們的底線是產業身分必須揭露。受訪者有權知道自己的話會被哪一類公司讀到。
說明時用白話。別念條款。實際講法可以是：等一下我會錄音，只有我和另一位同事會聽，整理完以後報告裡不會出現您的名字或店名，錄音三個月後刪掉，這樣可以嗎？
錄音的同意要單獨問，並且在按下錄音鍵之後再問一次，讓同意本身被錄下來。對方中途表示某一段不要錄，立刻暫停，並在筆記記下暫停的時間點。
線上訪談若有旁聽者，開場要逐一介紹，說明其角色。不允許隱藏身分旁聽。委託方人員旁聽須事先取得受訪者同意，對方拒絕就不安排。
受訪者分享畫面時，可能露出客戶名單、營業數字或他人的個人資料。訪談者要主動提醒對方可以先關掉無關的視窗。不慎錄到的內容，在逐字稿階段刪除，並於處理紀錄中註記。
受訪者主動提供的文件，例如內部表單或報價，先確認對方有權提供。有疑慮就婉拒收取。
去識別化的意思，是移除或替換資料中能夠指向特定個人或組織的內容。只把姓名換成代號並不足夠。
最後一項最容易出錯。報告裡寫「中部一家有十二間分店、去年剛換第二代接班的洗衣連鎖」，沒有出現任何名字，但同業一看就知道是誰。檢查方法是把這句描述拿給一位熟悉該產業的同事，問他猜不猜得出來。
每個專案開工時指定一位資料保管人，名字寫在專案表第一列。所有原始檔案只存放在所內指定的專案資料夾，權限限於專案成員。
上述期限是所內的預設值。委託合約或當地法規另有要求時，依較嚴格者辦理。刪除完成後，保管人在專案表上填入日期並簽名。
委託方有時會要求提供錄音檔，理由是想聽聽客戶的語氣。我們的答覆固定是無法提供，因為受訪者同意的範圍不包含這項用途。若委託方確有需要，應在招募階段就寫進同意說明，讓受訪者事先決定。
第四步要在訪談前的說明裡先講清楚。受訪者有權知道，撤回在報告交付之後的效果有限。
以下情況須在開工前提出，由專案負責人決定是否調整做法或婉拒承接。
備忘草稿在所內傳閱時，收到三個疑問，一併答覆如下。
疑問一：說明講得這麼完整，受訪者會不會因此變得拘謹？實際情況相反。開場把用途與保密方式講清楚的訪談，受訪者通常在前十分鐘就放鬆下來。不清楚自己的話會流向哪裡的人，才會每一句都講得很保守。
疑問二：用通訊軟體做的文字訪談，也要走同樣的流程嗎？要。文字紀錄比錄音更容易被轉傳與截圖，風險更高。對話內容應在訪談結束後匯出至專案資料夾，並從個人帳號的聊天紀錄中移除。受訪者的帳號名稱與頭像同樣屬於可識別資訊，匯出時要一併處理。
疑問三：使用自動語音轉文字的工具可以嗎？可以，但要先確認該工具如何處理上傳的音檔，是否會保留檔案或用於其他用途。無法確認的工具不使用。若使用，須在同意說明裡告知受訪者錄音會經由工具轉成文字。
本備忘適用於本所執行的商業市場調研訪談，包含一對一訪談與小型座談。問卷調查另有填答說明範本，請參照該文件。
以下情況不在本備忘範圍內。學術研究須依所屬機構的研究倫理審查程序辦理。醫療與臨床相關的研究有專門規範。於受訪者不知情的情況下進行的觀察或紀錄，本所一律不執行。
本備忘每年檢視一次。專案進行中遇到規則沒有涵蓋的狀況，先停下來問，不要自行判斷後繼續。