這張表有九列。每一列是一個設計成果素材庫時會遇到的選擇，左邊是常見做法，右邊是我的建議與理由。先看結論，再看逐列說明，最後是每月的維護方式。
核心欄位是六個：時間、當時的問題、我做的具體動作、可核對的結果、能作證的人或文件、可對外說的程度。其他欄位依個人情況增減。記錄的時機是事情剛結束的那一週，每筆花五分鐘，用免費試算表或筆記工具都可以。
工作成果素材庫是一份只給自己看的長期紀錄，把做過的事在還記得細節的時候寫下來。它不是履歷。履歷是從素材庫裡挑選、改寫後的對外版本。素材庫求完整，履歷求精準，兩者的寫法相反。
五年以上資歷的求職者最常卡在這裡：知道自己做過很多事，但寫不出細節。當時的數字記不得，前後條件說不清，合作對象想不起來。素材庫解決的是這個問題。
以下逐列說明理由。
很多人以專案為單位記錄，一個專案一列。問題是一個歷時八個月的專案裡，可能有四五件值得獨立說的事：一次需求談判、一次方向調整、一次救火。全部擠在一列，日後抽不出來。
我建議以事件為單位。事件的定義是一個有開頭、有你的動作、有結果的段落。一個專案可以拆成多列，用專案代號欄串起來。面試時被問到「說一個你說服別人的經驗」，你要找的是事件，專案太大了。
時間方面，期間與完成日都要記。期間用來回答「這件事做了多久」，完成日用來排序與回推當時的職級與主管。只寫年份是最常見的偷懶，兩年後你會分不清它發生在升職前還是升職後。
問題欄最常被寫成任務名稱，例如「負責年度預算編列」。這句話沒有資訊。同樣的任務，換成當時的困難來寫：「三個部門的預算基準不一致，往年要來回五輪才能定案」。困難寫清楚了，後面的動作才有意義。
動作欄建議拆成兩欄：團隊做了什麼、我做了什麼。合在一起寫，時間久了你自己都分不出哪些是你的。面試官追問「這裡面你具體做了哪一部分」時，答案就在第二欄。
我的那一欄要用動詞開頭，寫具體動作。「協助」「參與」「支援」這三個詞盡量不用。如果真的只是協助，就寫出協助的內容，例如「整理了三個部門過去兩年的預算科目對照表」。誠實寫小的動作，比模糊寫大的角色有用。
只記成功的事，素材庫會變成一本功勞簿，用處有限。資深職位的面試幾乎一定會問失敗、被否決、中途喊停的經驗。這些事在發生的當下最不想記，也最容易在事後被記憶美化。
所以結果欄要全部記，包含不如預期的。另外加一個「事後看法」欄，寫一兩句如果重來會怎麼做。這一欄隔一段時間可以補寫，看法會變，新的寫在下面，舊的不刪。
數字的處理要謹慎。能記確切值時，同時記下這個數字的出處，例如來自哪一份內部報表、哪一次會議的結論。記不得確切值時，記範圍與比較基準，例如「處理時間從超過一週縮短到三天內」。沒有把握的數字不要寫成確切值。履歷與面試上說出口的每個數字，都可能在資歷查核時被對照。
這兩列我要講得直接一點。素材庫最大的風險，是把前雇主的文件帶走。
佐證欄的正確寫法是描述，例如「當時的結案簡報第四頁有前後對照」「主管在季度檢討信中提到這件事」。寫下誰可以作證、哪一類文件存在即可。內部簡報、報表、客戶資料的檔案本身，通常屬於雇主，離職時不應複製帶走，在職時也不應存到個人空間。
每個人簽的聘僱合約與保密約定不同，能保留什麼、能對外說到什麼程度，要以自己簽的文件為準。有疑問時，請教熟悉勞動與契約法規的持牌專業人士。這篇不是法律意見。
保密等級單獨一欄，三個選項就夠。
這一欄要在記錄當下就填。當下你最清楚哪些內容敏感。等到求職時才判斷，容易因為想讓履歷好看而放寬標準。
有些範本會要求每筆成果標上對應的能力，例如領導力、分析能力、溝通。我不建議在記錄當下做這件事。
原因是，同一件事對應到什麼能力，取決於你要應徵的職缺。一次跨部門預算協調，應徵管理職時是協調與授權的證據，應徵分析職時是資料整合的證據。當下貼的標籤，反映的是當時你對自己的想像，會限制日後的用法。
當下只要把事實寫完整。等到有具體職缺時，拿職缺的職責條列去素材庫裡找對應的事件，那時再貼標籤，甚至不必貼，直接挑選就好。
素材庫失敗的原因幾乎都一樣：建好之後就沒再打開。維護的設計要讓它輕到不會被放棄。
「本月無」那一條看起來奇怪，實際上很重要。連續三個月寫本月無，本身就是一則值得你注意的職涯訊號。
兩者都能用，差別在你之後怎麼查。試算表適合欄位固定、想依時間或保密等級篩選的人。筆記工具適合習慣寫長一點敘述、靠搜尋找資料的人。不論選哪一種，請用個人帳號，不要放在公司帳號或公司裝置上，離職當天你會失去存取權。
檔案只留一份，不要同時在兩個工具各記一半。也請開啟帳號的兩步驟驗證，這份檔案記的是你十年的工作細節。
工作內容高度機密、連去識別後的描述都受限制的職務，例如涉及特定法遵或安全規範的工作，能記錄的範圍要先確認，可能只能記通用的方法與學習。
剛入行一兩年的人，事件還不多，用簡單的月記就夠，九個欄位太重。另外，創作型或作品導向的工作者，成果本身就是可展示的作品，重點會在作品集的整理而不在文字紀錄。最後要說明，素材庫只是原料，它不會自動變成好履歷，從原料到成品還需要針對職缺做挑選與改寫。