第一週，表格裡只有七個名字。第六週，變成三十四個，其中九個人在等回覆，而求職者自己並不知道。以下依週次記錄這套跟進方法是怎麼長出來的。
用一張聯絡紀錄表記下每一次互動，再把「下一次該聯絡的日期」同步成免費行事曆上的全天事件。表格負責記憶，行事曆負責提醒，兩者各做一件事。每天早上只看行事曆上當天的事件，處理完就在表格更新下一個日期。
這裡說的跟進，指的是在一次互動之後，由你主動發起的下一次聯絡，例如回報近況、提供對方要的資料、或禮貌詢問進度。
下面是一位有十二年資歷的財務分析主管的六週紀錄，已去識別化，作為方法示例。她在職期間低調求職，每天能用的時間約四十分鐘。
她列了七個人。兩位前主管、三位前同事、兩位過去接觸過的獵頭顧問。表格只有三欄：稱呼、關係、聯絡方式。
她在這一週發出了五則訊息。週五回頭看表格，她分不出哪些人已經聯絡、哪些人還沒有。因為表格沒有地方記這件事。她靠翻通訊軟體的對話紀錄來確認，花了十五分鐘。
這一週的修正是加上兩欄：最近一次聯絡日期、對方最近一次回覆日期。兩個日期並排之後，誰已讀未回、誰是自己忘了回，一眼就看得出來。
名單增加到十三人。新的問題出現。有一位前同事答應幫她問問內部有沒有職缺，她不知道該等多久再問。另一位獵頭請她提供更新的履歷，她過了四天才想起來。
兩件事的性質不同。前者是對方欠她一個回覆，後者是她欠對方一份文件。她加了一欄，叫做「球在誰手上」，只有兩個選項：我、對方。
這一欄改變了她每天的順序。球在自己手上的事先做，而且當天做完。讓幫忙的人等，是求職人脈管理裡代價最高的失誤，因為對方是在用自己的信用替你開口。
到了第三週，表格有十九列。她每天早上打開表格，從上往下掃一遍，判斷今天該找誰。這個動作要五到八分鐘，而且她常常因為趕時間跳過。
這一週最大的改動，是新增「下次跟進日期」欄，並把每一個日期建成免費行事曆上的全天事件。事件標題的格式固定：動作加稱呼代號，例如「回覆履歷給乙三」「詢問進度甲二」。
獨立圖層與代號這兩點，對在職求職的人特別重要。行事曆可能在會議中被投影，也可能與同事共享忙碌狀態。求職相關的事件要能一鍵隱藏，標題也不該讓旁人看懂。
有了行事曆之後，新的問題是日期該怎麼填。她一開始憑感覺，有時三天，有時兩週。結果是有些人被她追得太緊，有些人被放到忘記。
她在這一週訂了一套間隔規則。這不是通則，是依她的情況訂的，重點在於有規則。
「第二次詢問後就停止」這一條她猶豫很久。她擔心錯過機會。我當時的建議是，對方沒有回覆本身就是一種訊息，可能是忙，可能是幫不上，也可能是不方便明說。追第三次很少改變結果，卻會消耗關係。把狀態改成暫停，三個月後有新的理由再聯絡。
這一週她做了第一次完整盤點。做法是在表格上篩選「下次跟進日期」為空白的列。結果出現九列。
這九個人不是被她刻意放下的。有的是聯絡之後忘了填日期，有的是對方回覆了一句「我再看看」之後她不知道該填什麼。空白日期的列不會出現在行事曆上，所以從此消失在她的視線外。
修正方式是加一條硬規則：每一列的下次跟進日期不得為空白，除非狀態欄寫的是「結束」或「暫停」。她用試算表的條件式格式，把日期空白且狀態為進行中的列整列標成底色。只要畫面上有底色，就代表有人被漏掉。
另一個發現是，有三位聯絡人之間互相認識。她先前向其中兩位說的求職方向略有出入。她加了一欄「對他說過的方向」，用一句話記下來，避免同一個圈子裡聽到兩個版本。
到第六週，表格有三十四列，欄位固定為以下十項。
每日流程縮短到十分鐘以內。早上看行事曆上當天的事件，逐一處理。每處理完一件，回到表格更新日期與動作，再把新的日期建成事件。週五多花十分鐘，檢查有沒有底色列。
她後來說，最有感的改變是心理上的。先前她每天都隱約覺得有人該回還沒回，現在這件事被交給行事曆記，腦中可以放下。
第一，表格與行事曆要分工。只用表格，你得每天主動去看。只用行事曆，你看不到一個人的完整脈絡。兩者同步的成本是每次多花三十秒，值得。
第二，欄位是被問題逼出來的。第一週就把十個欄位全設好，多半撐不過三天。先從最少的開始，每遇到一次「我不知道」就加一欄。
第三，這張表記的是別人的資訊，要節制。只記互動需要的內容，不記對方的家庭狀況、健康或其他私事。檔案不對外分享，求職結束後把不再需要的部分刪除。
復盤時還有一件事值得記下。她在第四週曾經對兩位不同的聯絡人發出幾乎一樣的近況更新，其中一位後來回覆時提到某個細節，她一時想不起自己當初怎麼寫的。
後來她在表格旁另開一個文件，把每一則主動發出的重要訊息貼上一份，標上代號與日期。通訊軟體的對話紀錄會被新訊息淹沒，換手機時也可能遺失，自己留底比較可靠。這份文件同時成為她的範本庫，下次要寫類似的訊息時可以從舊的改起，不必每次從空白開始。
留底的範圍只限自己發出的內容。對方的回覆屬於私人對話，不要整段複製保存，在表格的備註欄用一句話記下重點就好。這個界線守住了，萬一檔案外流，受影響的只有你自己寫的字。
只透過公開職缺投遞、幾乎不經由人脈的求職者，用不到這張表，投遞追蹤表就夠了。聯絡人少於十位時，行事曆事件加上備註也能應付，不需要另開表格。
如果你使用的是公司配發的帳號與裝置，求職相關的行事曆與檔案不應放在上面，請改用個人帳號。另外，跟進間隔的天數沒有標準答案，不同產業與不同關係的節奏差異很大，請依自己的情況調整。這套方法能確保你不漏接，但它不能替你決定該不該聯絡某個人，也不保證任何回覆或機會。