我看過一個競業資料庫，裡面有兩百多個標籤，其中一半只用過一次。建立它的人很認真，每一筆資料都仔細分類。問題出在認真的方向，這篇說明我為什麼主張把標籤砍到十二個以內。
對一個人或小團隊維護的競業情報庫，我的建議是標籤總數控制在十二個以內，而且只描述一件事：這筆資料能回答哪一類決策問題。對手是誰、來源是什麼、日期是哪天，這些屬於欄位，不該做成標籤。細節交給全文搜尋處理。
先定義兩個詞。標籤是使用者自由附加在一筆資料上的關鍵詞，一筆資料可以有多個。欄位是每筆資料都必須填、而且選項固定的屬性。兩者混用，是標籤失控的起點。
以下是我反對細分標籤的五個理由。每一個都來自實際整理資料庫時遇到的狀況。
同一則對手調整方案內容的消息，一個人會貼「定價」，另一個人貼「方案」，第三個人貼「產品調整」。三個人都沒錯。當標籤清單有兩百個選項時，沒有人會每次都把清單從頭看到尾再選，大家憑直覺打字，系統就自動新增一個。
一致性會隨著選項數量下降。這跟人的記憶有關，跟認不認真無關。選項在十二個以內時，人可以記住全部，貼的時候不必查表。超過這個數量，就開始靠猜。
後果是搜尋時漏資料。你點了「定價」標籤，看到八筆，以為這就是全部。另外五筆躺在「方案」底下，你不知道它們存在。漏掉資料比找不到資料更危險，因為你不會察覺。
細分標籤的人，通常是照資料的內容在分。這則消息講的是社群活動，就貼「社群」。講的是徵才，就貼「徵才」。這種分法在蒐集的當下很自然。
寫報告的時候，問題不會長這樣。客戶問的是「對手是不是要往中小企業市場走」。回答這個問題需要的資料，可能散在徵才、定價、內容主題、合作公告四種內容裡。照內容分的標籤幫不上忙，你還是得全部重看一次。
所以我主張標籤要照決策問題來設。專案開始時，把這次要回答的問題列出來，通常是五到八個，每個問題一個標籤。再加上三四個通用標籤，例如「待查證」「已寫入報告」「與本案無關但值得留」。總數自然落在十二個以內。
十幾年前，筆記與檔案工具的搜尋能力有限，人們靠標籤補足。現在的免費筆記工具、雲端文件、試算表，幾乎都能搜尋內文，有些還能搜尋圖片裡的文字。你想找所有提到「退款」的資料，直接搜就有。
這代表凡是內文裡本來就會出現的詞，都不需要再做成標籤。為一則講退款條款的資料貼上「退款」標籤，等於把同一個詞寫了兩次。
標籤應該留給內文裡不會出現的資訊。「這筆資料支持假設三」這種判斷，內文不會寫，搜尋搜不到，只有人能補上。這才是標籤的工作。
兩百個標籤需要有人管。要合併同義詞，要刪掉沒人用的，要回頭把舊資料改貼新標籤。這些工作沒有產出，客戶不會為它付錢，可是不做，資料庫就持續惡化。
我遇過一位分析人員，每週花半天整理標籤。她自己覺得這是在維持秩序。換個角度看，半天是一份競業週報裡一整節分析的時間。整理標籤的滿足感很實在，因為每做一個動作，畫面就變整齊一點。分析工作沒有這種即時回饋。人很容易把時間移到有回饋的那一邊。
標籤少，維護就少。十二個標籤，一季檢查一次，十分鐘做完。
一筆資料貼了六個標籤，看起來處理得很完整。實際上，貼標籤只是分類，還沒有回答任何問題。資料庫越整齊，這種錯覺越強。
我在內部檢視專案進度時，會問一個問題：這個星期，資料庫裡有哪一筆資料改變了我們對某個問題的看法。如果答不出來，不管標籤貼得多漂亮，這個星期就只是在搬運。
用決策問題當標籤，可以稍微抵抗這種錯覺。因為每貼一次，你都得想一下這筆資料到底跟哪個問題有關。想不出來，就貼「與本案無關但值得留」，然後繼續。這個標籤底下的資料如果佔了一半以上，代表蒐集範圍太寬，該收斂了。
放欄位。每筆資料固定填這幾項，選項用下拉選單限制。
欄位與標籤的差別在於，欄位的值是事實，誰來填都一樣。標籤的值是判斷，需要人想過。把事實放進標籤，會讓標籤暴增。把判斷放進欄位，會讓欄位失真。
已經有一個標籤失控的資料庫時，不要從頭重貼。照這個順序處理。
第二步最需要決心。大家會擔心刪掉標籤等於丟掉資訊。其實只用過一次的標籤，本來就沒有人會點進去看。
收斂之後的標籤清單要寫成文件，否則半年後又會長回去。這份說明只要一頁，每個標籤三行。
第二行的反例最有用。標籤的邊界在哪裡，光看定義很難判斷，看到一個「這種不算」的例子，貼的人才會有把握。團隊每次對某筆資料該不該貼產生爭論，就把那筆資料補進說明當成新的例子。爭論過一次的事，不必再爭第二次。
第三行則是提醒大家，以決策問題命名的標籤是有壽命的。問題回答完了，標籤就該封存。下一個專案的問題不同，標籤要重新訂，不要沿用上一案的清單。
有人會說，資料量大了之後，十二個標籤不夠用。這個擔心有道理。我的回應是，資料量大到十二個標籤撐不住的時候，通常代表它已經不該用筆記工具管理，需要的是有固定結構的資料表，用欄位與篩選條件來查。繼續加標籤只是把換工具的時間往後拖。
也有人說，細標籤方便日後做意想不到的交叉查詢。我同意偶爾會有這種需求。可是為了偶爾一次的方便，每天付出貼標籤與維護的成本，並不划算。真的遇到時，全文搜尋加上臨時篩選，多半能應付。
大型研究團隊有專職的資料管理人員、有受控的分類詞表、有定期稽核時，細緻的分類體系是做得起來的，那是另一種規模的工作方式。法遵或檔案管理有明確分類要求的組織，也必須依規定執行。
另外，如果你用的工具全文搜尋能力很弱，例如大量資料是沒有文字層的掃描圖片，標籤就得承擔更多工作，上限可以放寬。最後，個人長期累積的閱讀筆記與專案型的競業情報庫性質不同，前者沒有明確的決策問題，這篇的規則套不上去。