收件人：所有參與競業情報專案的同仁。主旨：下一個專案起，資料夾結構統一成五層。以下說明原因、規則與例外，請在開案前讀完。
我們把結構固定為五層，依序是專案、對象、資料狀態、來源類型、檔案。最重要的一條規則是原始資料與加工資料分開存放，原始資料存進去之後不可修改。這樣任何一個結論都能沿著資料夾往回找到最初的檔案。
資料狀態是這份備忘裡的自訂用詞，指一個檔案處在原始、整理中、或已定稿三種階段的哪一種。後面會逐層說明。
上一個專案結案後，我花了兩個下午整理資料夾。過程中遇到三件事，我想直接寫出來。
第一件，同一張價格頁截圖在四個資料夾各出現一次，其中兩張被裁切過，沒有人記得哪一張是原圖。第二件，有一份比較表的檔名叫「最終版」，旁邊還有「最終版二」和「真的最終版」。第三件，客戶在交付後兩週來信，問報告第三章的一句觀察出處，我們找了四十分鐘才找到那份原始檔。
這三件事都不是誰偷懶造成的。原因是我們從來沒有約定檔案該放哪裡，每個人照自己的習慣放。習慣各自合理，合在一起就亂了。
層數固定之後，任何人要找一個檔案，最多點五下。更重要的是，任何人要放一個檔案，只有一個正確位置。
原始資料夾是整個結構的地基。它的規矩比其他資料夾嚴。
有人問過，硬碟空間有限，原始檔與標註過的檔案各存一份會不會太佔空間。我的回答是，一個專案的截圖與文件加起來，通常還不到一部短片的大小。空間不是真正的限制，找不到原圖才是。
整理中資料夾是工作區。草稿、半成品、試算表的實驗分頁，都放這裡。我不會規定這一層裡面的檔案要怎麼命名，因為工作中的東西變動太快，規定了也守不住。
唯一的要求是，每週五下班前，每個人把自己在整理中資料夾裡超過兩週沒動過的檔案處理掉。處理方式只有三種：升級成定稿、刪除、或是在檔名前面加上「擱置」兩個字並在專案日誌寫一句原因。
這條規則的用意是防止整理中資料夾變成第二個原始資料夾。當半成品累積到上百個，就沒有人分得出哪個還有用。
定稿資料夾裡的檔案，檔名用內容名稱加版本號。版本號從一點零開始。內容有實質修改時，小數點前的數字加一。只是改錯字或調格式時，小數點後的數字加一。
「最終」這個詞從此禁用。沒有任何一份檔案在交付前真的是最終版。用了這個詞，下一個版本就只能叫「最終二」，然後事情就會回到我開頭說的那個樣子。
每份定稿檔案的第一頁或第一個分頁，要有一段版本說明，寫明版本號、日期、修改人與修改摘要。這段說明寫在檔案裡面，檔案被下載或轉寄之後它還跟著。
每個專案資料夾的最上層，固定有四份文件。名稱前面加零，讓它們永遠排在最上面。
專案日誌不用寫得很正式。一天一到三行就夠。寫的重點是決定與原因，例如「今天決定不納入丙的社群貼文，因為近半年沒有更新」。這種句子當下覺得不值得記，三個月後客戶問起時，它是唯一的答案。
結案後一週內，專案負責人要做四件事。
保留期限依合約而定。合約沒寫的，我們預設保留一年。到期刪除前，負責人要再跟我確認一次。刪除是不可回復的動作，不能由一個人自己決定。
第一個例外，同一份來源同時涉及兩個對手怎麼放。例如一篇媒體報導同時提到甲和乙。做法是放在「共用」資料夾的原始層，並在擷取紀錄表的對象欄同時填上兩個代號。不要複製兩份分別放進兩邊，複製就是混亂的開始。
第二個例外，客戶自己提供的內部資料怎麼放。這類資料不屬於公開來源，要另開一個與對象資料夾平行的「客戶提供」資料夾，權限單獨設定。報告引用時要標明來源是客戶提供，不可與公開來源混寫。
結構訂得再清楚，新加入的人不知道也沒用。之後每位新成員在拿到資料夾權限的當天，要完成三件事，由專案負責人陪著做。
這三件事大約四十分鐘。我寧可在第一天花這四十分鐘，也不要在第三週花半天把放錯位置的檔案一個一個搬回來。過去的經驗是，放錯的檔案很少被發現，它們只會在需要的時候找不到。
另外提醒一件小事。雲端硬碟的搜尋功能很強，大家容易因此覺得放哪裡都無所謂，反正搜得到。搜尋能找到檔案，卻無法告訴你這份檔案是原始的還是改過的、是定稿還是草稿。這些資訊只存在於它所在的資料夾位置。位置本身就是一項資料。
研究對象只有一家、為期不到兩週的小型專案，五層太重。這種情況可以拿掉第二層與第四層，只保留專案、資料狀態、檔案三層，但原始資料只進不改的規矩不能省。
如果客戶指定要用他們的檔案系統與命名規則，以客戶的為準，我們只在內部留一份對照表。另外，這套結構處理的是檔案，不處理結構化的資料列。當一個專案的主要素材是幾千筆評論或職缺資料時，重點會轉到資料表的欄位設計，資料夾結構只是配角。
下個專案開案會議上，我會用十分鐘示範一次。有不同意見請在那之前告訴我，開案後就照這份執行。