一張評分表有六個地方需要做選擇,每一個都會改變最後的排名。多數團隊只討論了其中一個,就是權重。下面這張決策表,把六個選擇、各自的選項與代價攤開來看。
權重要由決策者先各自表態,再對齊,並把理由寫在表上。但權重只是六個設計選擇之一。指標放幾個、有沒有淘汰門檻、分數怎麼給、缺資料怎麼算、結果有沒有做敏感度測試,這五個選擇對排名的影響不比權重小。六個都定下來,評分表才算設計完成。
評分表,是把多個評估項目各自給分後加總,用來比較多個候選對象的工具。示例的使用者是一家台灣建設公司的海外事業部,手上有八個候選城市,要在一季內篩到剩三個,再派人實地考察。工具是免費的試算表軟體。
以下逐一拆解。每個選擇都寫明選項、代價,以及示例團隊最後怎麼選。他們的選擇不是標準答案,換一個團隊、換一個問題,答案會不同。
事業部的第一版有二十三個指標,各部門都放進自己關心的項目。結果每個指標平均只佔總分的一小塊,沒有任何一項足以拉開差距,八個城市的總分擠在一起。
刪減的方法是對每個指標問同一句話:這一項如果是最差的等級,我們會不會因此放棄這個城市。會的,留下。不會的,移到備查分頁。最後留下八個。
還要檢查重複。人均所得與家戶可支配所得、住宅成交量與房貸核發量,這類成對的指標高度相關,同時放進去等於同一件事算兩次。同一組只留一個,選資料品質比較好的那個。
純加權總分有一個問題:一個項目的高分可以補另一個項目的低分。但有些條件不能補。例如外國企業在當地能否合法取得土地開發權利,這一項不通過,其他分數再高也沒有用。
淘汰門檻,是指某個條件未達標就直接排除,不進入加權計算。事業部設了三道門檻,放在評分表最前面,只填通過、不通過或待確認。
門檻項目多半涉及法規。表上只記錄初步查到的公開資訊與來源,並標明待確認。外資准入、土地權利型態與資金匯出入的實際規定,必須由當地持牌律師與會計師確認,評分表不做法律判斷。
這個選擇的代價是門檻不能設太多。每多一道,就多一個可能誤殺候選城市的地方。示例團隊的原則是,只有全體主管都同意沒有討論空間的條件,才能列為門檻。
三級給分最容易取得共識,缺點是鑑別度低。五級比較細,但二分和三分的差別常常說不清楚,不同人打分會不一致。用原始數值按比例換算看起來最客觀,卻會讓一個極端值把其他城市的分數全部壓扁。
事業部選了五級,條件是每一級都要寫出文字定義。例如當地營造成本資料的可取得性:一分是沒有任何公開資料,三分是有官方公布的指數但更新頻率低,五分是有定期更新且細到工種的公開資料。
文字定義寫在獨立分頁,稱為給分基準表。這是整份評分表最花時間的部分,也是最容易卡住的一步。很多團隊跳過它,直接憑感覺打分,事後沒有人說得出某個城市為什麼是四分。
給分時另開一欄記錄依據,寫下資料來源與查詢日期。分數旁邊沒有依據的,審表的人可以直接退回。
最常見的錯誤順序是先看到各城市的分數,再回頭討論權重。這樣每個人都會不自覺地調整權重,讓自己屬意的城市排到前面。權重必須在任何人看到分數之前定案。
事業部的程序是這樣。五位有決定權的主管各自拿到一張空白表,把一百分分配給八個指標,不互相討論。助理把五份結果並列,算出每個指標的平均與最大差距。
差距大的指標拿出來談。有一項是當地合作夥伴的可得性,業務主管給了很高的比重,財務主管幾乎沒給。談了才知道,兩個人對公司進入模式的假設不同,一個想合資,一個想獨資。這個分歧比權重本身重要,應該先由上層定調。
定案的權重連同理由寫在表上,一項一句話。半年後有人問為什麼這樣配,表上就有答案。
八個城市乘上八個指標,總有幾格查不到。填零分等於懲罰資訊不透明的市場,這也許合理,但應該是有意識的決定,不該是預設值。填平均分則是假裝知道。
示例團隊的做法是留空並標記。總分的公式只計算有資料的指標,再依這些指標的權重總和做還原。同時在總分旁邊加一欄資料完整度,顯示這個城市有幾成權重的指標有資料。
完整度低於團隊自訂標準的城市,排名欄不顯示名次,改顯示資料不足。決策者看到的是:這個城市我們還不夠了解,要嘛補資料,要嘛接受在資訊不足下放棄。
敏感度測試,是稍微改變權重或分數,觀察結果會不會翻轉的檢驗。在試算表裡的做法是複製一份計算分頁,做三種調整。
事業部的結果是,前兩名在三種調整下都穩定,第三名與第四名會互換。交付文件就照實寫:前兩名結論穩定,第三名取決於對營造成本與合作夥伴兩項的看法,建議兩個城市都列入實地考察,或先補這兩項的資料。
這樣的結論比一張乾淨的排名表難看,但主管在會議上問的正是這個:如果我不同意你的權重,結果會差多少。
六份都在同一個試算表檔案裡,一個分頁一份。檔名加上版本與日期。日後重新評估時,複製整個檔案再改,舊版保留。
評分主表的分數由人填寫,權重從權重紀錄分頁引用,總分用乘積加總函式計算。敏感度測試頁複製同一組分數,只替換權重來源。這樣調整任何一個權重,各分頁的排名會同步更新,不必手動重算。公式所在的儲存格全部鎖定,只開放分數與依據兩欄供填寫。
候選對象只有兩三個時,評分表的幫助有限。直接把每個項目並排比較,寫成文字說明,比算總分更清楚。
決策其實已經定了,只是需要一份文件背書時,也不該做評分表。這種情況下權重一定會被調到符合既定答案,表做出來只會損害工具的公信力。
評分表只適合初篩,用來決定先去看哪裡。它不能取代實地考察、盡職調查與專業意見,也不構成投資建議。涉及外資法規、稅務與土地權利的項目,應由當地持牌專業人士確認。