檢討紀錄，內部留存版。事件：一份交給委託方的租金行情表，在簡報當天被對方的財務主管用三個問題拆掉。以下記錄做錯了什麼、為什麼沒有人發現、之後改了哪些欄位。
因為三種租金回答的是三個不同的問題。掛牌租金是房東想收多少，成交租金是租約簽了多少，實收租金是扣掉空置與優惠後真正進帳多少。把三種數字放在同一欄取平均，得到的數字不對應任何一個真實的問題。這次的錯誤就出在表上沒有租金類型這個欄位。
事件的背景是這樣。一個做澳洲學生公寓代管的團隊，委託調查某大學城周邊的租金行情，用來決定是否接下一批新物件的代管合約。調查由兩位研究員在三週內完成，工具是免費的線上試算表。
簡報進行到第二頁，行情表顯示該區單間套房的平均週租金。委託方的財務主管舉手，問了第一個問題：這個平均是租出去的價格，還是開出來的價格。
研究員回答，大部分是平台上的掛牌價，另外有一些是合作房東提供的實際租約。主管接著問第二個問題：兩種各有幾筆。現場查表，表上沒有欄位可以區分。
第三個問題是：這些掛牌裡面，有沒有同一間房被登了好幾次。沒有人能回答。簡報在這裡停了。委託方的結論是，這張表不能當作決策依據，請重做。
最初的表只有地址、房型、面積、租金、來源網站五欄。兩位研究員各自蒐集，一位以平台掛牌為主，另一位向熟識的房東要了租約資料。兩批資料貼進同一欄。
沒有人做錯輸入，錯在欄位設計。表頭只寫租金兩個字，等於允許任何一種租金進來。修正後，租金類型成為必填欄，選項固定為四種。
四種類型分開統計，不合併。報告中每一個數字都要標明是哪一種。轉述租金只列在附錄，不進入任何計算。
重做時才發現，掛牌資料中有相當一部分是重複刊登。同一間房由不同仲介各登一次，照片相同，文字略有不同。開價高的物件租不掉，被刊登的次數更多，在樣本中的比重也更高。
去重的做法分兩段。先用試算表把社區名稱、樓層、面積、房型四個欄位串成一個比對鍵。比對鍵，是用來判斷兩列是否為同一個物件的組合欄位。再用計數函式找出比對鍵出現兩次以上的列，標色。
標色的列不能直接刪。要由人看過照片與描述再決定。同一棟樓同樓層同面積，確實可能是兩間不同的房。保留的那一筆，備註欄記下它在平台上被刊登的次數與最早的刊登日期，這本身就是一個有用的訊號。
學生公寓有明顯的季節。開學前幾週掛牌量大、開價高，學期中途釋出的物件少，條件也不同。第一版的資料全部在開學前蒐集，卻被寫成該區的租金水準。
修正後加了兩個欄位：蒐集日期，以及對應的學期階段。同一批物件在學期中再蒐集一次，兩個時點分開呈現。委託方要評估的是全年的代管收入，單一時點的掛牌價回答不了這個問題。
另外加了一欄刊登天數，記錄物件從首次看到到下架經過多久。掛了很久還在的物件，它的開價說明的是市場不接受這個價格。
當地習慣以週計租，部分物件以月計。有的含水電與網路，有的不含。有的附家具，有的是空房。第一版把這些數字直接放在一起，只做了週與月的換算，而且換算時把一個月當成四週。
一個月當四週是常見的錯。一年有五十二週，除以十二個月，每月超過四週。用四去乘，會低估月租。修正後的做法是先換成年租金，再除以十二或五十二，換算公式寫在獨立的說明分頁。
含不含費用則無法用公式解決。做法是新增三個是否欄位：含水電、含網路、附家具。比較時只比條件相同的物件。條件不同的，分組呈現，不做調整估算。自己估一個水電費去加減，等於在資料裡放進沒有來源的數字。
第一版每個房型只給一個平均數。重做時把樣本拆開才看到，某些房型的成交租金只有個位數的筆數。用這麼少的資料算出的平均，換一筆資料就會明顯變動。
新版的統計表每一列固定呈現六個數字：樣本數、最低、中位數、平均、最高、資料蒐集期間。中位數，是把所有數字由小到大排列後位於正中間的那一個，比平均數不容易受極端值影響。
另外訂了一條內規。某個分組的樣本數低於團隊自訂的門檻時，統計表上不顯示平均與中位數，改為列出每一筆原始資料，並註明樣本不足。門檻由團隊依市場大小決定，寫在說明分頁。
回頭看，問題不在個人的細心程度。有三個流程上的缺口。
第一個缺口最關鍵。代管業者關心的是每年實際能替房東收到多少、空置幾週、要給多少優惠才租得掉。掛牌價的平均離這個問題很遠。如果第一天就問清楚，調查的重心會放在取得實際租約與空置紀錄，掛牌資料只當輔助。
重做的版本有三個分頁。原始資料分頁一列一個物件一次觀察，十六個欄位，新增的是租金類型、蒐集日期、學期階段、刊登天數、計價週期、三個費用是否欄、比對鍵、佐證文件檔名。
統計分頁依租金類型與房型分組，每組六個數字。說明分頁寫明換算公式、去重規則、樣本門檻與已知限制。交付時三個分頁一起給，委託方的財務人員可以自己從原始資料重算一次。
交付前增加一道程序：找一位沒有參與調查的同事，花半小時專門挑毛病。這位同事手上有一張提問單，前三題就是那天簡報被問住的三個問題。
掛牌資料沒有被丟掉，只是換了位置。它回答的問題從行情多少，改成供給有多少、房東的期待在哪裡、哪些物件租不掉。這三個問題對代管業者同樣重要。
具體的讀法有兩個。把掛牌租金的中位數與成交租金的中位數並列，兩者的差距顯示房東開價與實際簽約之間的落差，這是代管業者向房東溝通定價時最常用到的材料。再看刊登天數長的物件有什麼共同點，例如離校區遠、不附家具、租期限制多，這些就是接案時要留意的條件。
這套欄位適合以長租住宅為主、有公開掛牌平台的市場。短期出租的價格每天變動，需要按日期記錄價格與入住狀況，這張表的結構不夠用。
商用不動產的租約條件更複雜，免租期、遞增條款與管理費的處理方式不同，也不適用這份欄位。
取得實際租約資料時，要留意當地對個人資料與租約資訊的保護規定，蒐集與保存方式應由當地持牌專業人士確認。這張表提供的是行情參考，不構成對未來租金收入的保證，也不是投資建議。