一張比較表，把三個國家的建案單價放在同一欄，沒有標幣別。簡報做到一半才發現，排名整個反了。這篇檢討那次錯誤是怎麼發生的，以及後來在每一張跨國表格裡固定留下的六個欄位。
多幣別試算表要把一筆金額拆成六個欄位：原幣金額、幣別代碼、匯率、匯率日期、匯率來源、本位幣金額。原幣金額永遠保留不動，本位幣金額用公式由前三欄算出。這樣設計，任何人都能看出每個數字是哪一天、用哪個匯率換來的，也不會把不同貨幣直接加總。
本位幣，是一份報表選定用來統一比較與加總的貨幣。原幣，是交易或報價實際使用的貨幣。這兩個詞在下面會一直出現。以下先講一次實際的錯誤，再講規則。
一個協助海外房地產業者做市場比較的顧問專案，需要把三個國家、十幾個建案的每平方公尺單價排在一起。資料由三位同事分頭蒐集，各自從當地的公開銷售資料抄錄。
彙整的表只有一欄單價。三位同事中，兩位先換成了美元再填，一位直接填了當地貨幣。當地貨幣的數字位數多很多，排序之後，那個國家的建案全部排在最貴的位置。
負責彙整的人覺得數字怪，但表上沒有任何線索可以查。最後是回頭逐一問人，才找到原因。這張表在發現之前，已經被引用進簡報的兩頁圖表。
三位同事的換算都沒有算錯。出錯的是表的設計。一個只有數字的欄位，等於默許每個人自己決定單位。
金額是一個帶單位的量。數字與幣別分開存放時，幣別欄就不能省。把幣別寫在欄位標題裡，例如單價美元，看起來省了一欄，卻讓這張表從此不能放進第二種貨幣。有人需要放的時候，就會硬塞。
那兩位先換成美元的同事，沒有留下原幣金額，也沒有記用了哪一天的匯率。事後想核對，只能重新查一次原始資料。
原始資料上寫的是什麼，表上就先照抄什麼。換算是下一步，而且要讓公式來做。原幣金額是事實，換算後的金額是推算。事實不能被推算覆蓋。
即使三個人都換成了美元，如果各自用了不同日期的匯率，比較仍然不公平。匯率每天在動。兩個建案的價差，可能有一部分只是查詢日期不同造成的。
這一點在做跨期比較時更嚴重。半年前做的表與現在做的表放在一起，如果不知道各自的匯率日期，就分不出價格的變化與匯率的變化。
匯率方向是最容易卡住的一步。有人習慣寫一美元等於多少當地貨幣，有人習慣反過來。兩種混用，會出現該乘的時候用了除。表頭用一句話寫死方向，並放一個算好的範例列，讓人可以對照。
同一個幣別、同一個基準日，匯率只應該存在一個地方。做法是另開一個工作表叫匯率表，欄位有幣別代碼、基準日、匯率、來源、查詢人。主表的匯率欄用查找函式從這裡帶入。
集中管理有兩個好處。要換基準日時，只改一個地方，全表跟著更新。要核對時，只需要查這張小表，不用逐列檢查。免費試算表的查找函式就能做到。
沒有唯一正確的選法，但一張表只能有一種選法，而且要寫在表頭。
會議上最常被問的是，為什麼不用最新的匯率。回答是，最新的匯率明天就不是最新的了。報告需要的是一個可以重現的數字，不是一個每天變動的數字。
有些免費試算表提供自動抓取匯率的函式。它在探索階段很方便。但它抓到的值會隨時間改變，而且資料來源與更新時間不一定寫得清楚。
我們的規則是：草稿可以用，交付前要換掉。把當下的數值貼成固定值，填上日期與來源。否則客戶下個月打開同一份檔案，看到的數字與簡報上的不同，就要花時間解釋。
第四項很少人做，卻能在十秒內抓出方向寫反的錯誤。
發現錯誤之後，沒有直接在原表上改。原表先另存一份，檔名標上錯誤版與日期，留作紀錄。然後依序做了五件事。
重做之後，排名與原本的簡報完全不同。已經引用錯誤數字的兩頁圖表全部重畫。團隊另外回頭檢查了同一個專案的其他表，又找到一張總價表有同樣的問題。
整個修正花了一天半。如果第一天建表時就有幣別欄，多花的時間不會超過十分鐘。這個比例，是我們後來在每個跨國專案開始時都會講給團隊聽的。
那次檢討還發現另一個潛在問題。三個國家習慣的面積單位不同，有的用平方公尺，有的用平方英尺，台灣則常用坪。單價如果沒有統一面積單位，即使幣別對了，比較仍然是錯的。
處理方式與幣別相同。原始面積與原始單位各一欄，照來源抄錄。換算係數集中放在一張單位表。換算後的面積由公式算出。金額與面積都換到同一基準之後，才相除得到可比較的單價。
同樣要留意的還有價格的內涵。有的市場公開的售價含稅，有的不含。有的含車位或裝潢，有的不含。這些差異無法用換算解決，只能在表上加一欄價格條件，逐筆註明，並在結論中說明比較的限制。各地稅費與交易成本的認定，應交由當地持牌專業人士確認。
表的設計再好，分頭蒐集的人不知道規則，還是會出錯。我們後來在每張跨國資料表的第一頁，固定放一段填表說明，只有四句話。金額照來源原樣抄，不要自己換算。幣別代碼必填。不確定幣別時留空並在備註說明，不要猜。來源與擷取日期必填。
四句話貼在最上面，比一份十頁的規範有效。蒐集資料的人通常很趕，他只會看第一眼看到的東西。
這套規則處理的是分析與比較用的試算表。它不是會計處理的依據。正式帳務的外幣換算、匯兌損益的認列方式與稅務申報，各地規定不同，必須交由當地持牌的會計與稅務專業人士處理。
表上的換算結果也不代表實際可以成交的價格。實際換匯有買賣價差與手續費，公開的參考匯率不包含這些。本文內容不構成投資建議。
如果整份表從頭到尾只有一種貨幣，而且確定未來不會加入第二種，六個欄位可以簡化成在表頭註明幣別。規則是為了有兩種以上貨幣的情況而設的。只要有第二種貨幣出現的可能，就從第一天把幣別欄留好，之後補會比現在貴很多。