致：所有會打開週報儀表板的同事。主旨：下個月起，儀表板會從二十多張圖減到個位數。這份備忘說明刪哪些、為什麼刪、刪掉的資料去哪裡找，以及誰可以要求加回來。
符合以下四個條件之一的圖就該刪：過去一季沒有人問過它、它變差時沒有人會改變做法、它的定義沒有人說得清楚、它與另一張圖在講同一件事。刪除的是呈現方式，原始資料全部保留。這份備忘接下來說明每個條件怎麼判斷，以及刪除之後的安排。
儀表板，是把多個指標集中在一個畫面的報表，目的是讓人快速掌握現況。它的價值在於讀得快。圖越多，讀得越慢，這個工具就越接近一份沒有人看完的報告。
現行的儀表板是三年來一張一張加上去的。每次有人在會議上問一個問題，我們就加一張圖回答它。問題過去了，圖留下來。沒有人負責刪。
上個月我們做了一個小測試。請五位固定看週報的同事，各自說出儀表板上他們會看的圖。五個人加起來提到的圖不到一半。剩下的圖沒有人看，卻每週有人花時間更新資料來源，壞掉了還要修。
判斷方法很直接。回頭翻最近十二次週會的紀錄，把每次被提到的圖打勾。一次都沒有被提到的，列入候選。
會議紀錄不夠細的話，改用另一個方法。把某張圖的資料來源暫停更新兩週，看有沒有人發現。沒有人來問，就是答案。這個方法聽起來粗魯，但很準。暫停之前，我們會先告知資料負責人，避免誤判成系統故障。
每張圖旁邊應該寫得出一句話：這個數字低於某個水準時，由誰做什麼事。寫不出來，代表這張圖只是讓人安心，或是讓人焦慮，但不會導向任何行動。
舉一個去識別化的例子。一個顧問團隊的儀表板上，有一張社群貼文觸及人數的折線圖。問負責人，這條線往下掉的時候會做什麼。回答是會再觀察。連續觀察了一年，沒有做過任何調整。這張圖應該刪。
有些圖是離職同事建立的。指標名稱叫做有效名單，但沒有人知道有效的條件是什麼，也沒有人知道篩選器設了哪些排除規則。
定義不明的圖比沒有圖更危險。有人會拿它去做決定。處理方式分兩步。先花半小時追查定義，追得到就補寫在圖的說明欄。追不到就刪，需要的話重新定義、重新建立，並從建立那天開始累積資料。不要沿用來源不明的歷史數字。
同一個指標用折線圖畫了一次，又用長條圖畫了一次。或是網站工作階段數、使用者數、瀏覽量三張圖並排，三條線幾乎一起上下。
重複的圖只留一張。留哪一張，看哪一個指標的定義最穩定、最少受到工具改版影響。三條線總是同步的時候，多看兩條不會多知道任何事。
封存而不直接刪除，是為了降低反對的成本。同事知道圖還在、找得回來，比較願意讓它離開主畫面。
留下的每一張圖，在圖的下方或說明欄補三行字。第一行是定義，用一句話說明這個數字怎麼算。第二行是負責人，數字有疑問時問誰。第三行是觸發條件，數字到了什麼水準要採取什麼動作。
三行補不齊的圖，即使通過了四個條件，也暫時不放回主畫面。這是這次整理最花時間的部分，預計比刪圖本身多花兩倍的工時。
儀表板會再胖回來，除非加圖有門檻。之後要新增一張圖，請先在清單上填好定義、負責人與觸發條件三欄。填不出來的需求，先用一次性的分析回答，不進儀表板。
另外訂一條簡單的規則：主畫面的圖有上限。到了上限還要加，就要同時提出拿掉哪一張。這條規則會讓每一次新增都變成一次取捨的討論，這正是我們要的。
整理過程中我們發現，現行儀表板同時想服務三種人。管理層想在兩分鐘內知道有沒有事。執行的同事想知道今天該處理哪幾筆。分析的同事想往下鑽，找原因。三種需求塞在同一個畫面，結果是三種人都不滿意。
這次的決定是，主畫面只服務第一種人。它回答一個問題：這一週有沒有需要注意的事。執行用的清單另外做成一張工作表，按案件排列，不畫圖。分析用的資料留在來源工具裡，需要時再查。
這個區分會直接影響哪些圖留下。一張能讓人往下鑽的細分圖，對分析的同事很有用，但它不屬於主畫面。它不是被刪掉，是搬家。清單上請用搬移與刪除兩種標記分開記。
為了讓這次整理可以回溯，圖表清單除了前面提到的基本資料，再加四欄。符合哪一個條件。處置方式是刪除、搬移還是保留。提出保留理由的人與理由。封存日期與預定正式移除日期。
這張清單本身就是一份交付文件。明年再做一次整理時，可以看到某張圖去年為什麼被留下，當時的理由現在還成不成立。沒有這份紀錄，同樣的爭論每年會重來一次。
第一項是最直接的檢驗。儀表板的目的是讓人讀得快。讀不快，圖再少也沒有用。如果那位同事說不出來，問題可能出在排列順序或標題寫法，要回頭調整，而不是再加圖解釋。
留下來的圖，標題從名詞改成結論句或問句。原本叫每週詢問數的圖，改成本週合格詢問幾筆、與前四週相比如何。讀的人不必自己解讀線條。這個改動不花什麼工，卻是同事回饋最多的一項。
對外提供給客戶的報表，不適用這套規則。那類報表的內容通常寫在合約或工作說明裡，要刪要改，得先與客戶確認，必要時調整文件。
法規或稽核要求必須定期呈現的指標，也不能因為沒有人問就刪。這類圖可以移出主畫面，放到合規專用的分頁，但要持續更新。至於具體哪些指標屬於法定要求，應交由當地持牌專業人士確認。
剛建立不到一季的儀表板也不必急著刪。使用紀錄還不夠，四個條件裡的第一個無從判斷。先讓它跑滿一季，再做第一次整理。