求職信的目的不是重述履歷，而是回答一個履歷答不了的問題：為什麼是這家公司，以及為什麼是現在。
先講結論：多數情況下求職信不會被完整閱讀，這是事實。初篩階段的時間壓力讓大部分招募方直接看履歷，求職信只在兩種情況下會被打開，一是履歷已經通過初篩而對方想多了解一點，二是履歷本身有需要解釋的地方，例如轉職、空白期或跨地域應徵。
理解這一點之後，寫求職信的策略就清楚了：不要把它當成必要的形式，而是當成一個處理特定疑問的工具。如果你的履歷完全對得上職缺、沒有任何需要解釋的地方，那麼一封簡短禮貌的信就足夠；如果你的情況需要說明，那麼這封信可能比履歷更重要。
第四項是最能拉開差距的。多數求職信在講到為什麼選這家公司時都是空話，例如貴公司在業界的領先地位、認同貴公司的企業文化。這些句子在每一封信裡都一樣，讀的人會直接跳過。真正有效的是提到一個只有做過功課才會知道的具體事實，並說明它為什麼跟你有關。
第三項的中間那一段最重要。它應該給出一個履歷上沒有空間展開的例子，最好是一個能同時展現能力與判斷的短故事，兩三句話講完。這一段的功能是讓對方在讀你的履歷時有一個具體的畫面，而不只是一串職稱與年份。
第一種是重述履歷。如果整封信都在講你哪一年在哪裡做了什麼，讀的人會直接跳回履歷，因為那裡的資訊更完整也更好讀。求職信應該提供履歷沒有的東西，也就是動機、脈絡與判斷。
第二種是通用範本加上公司名稱。這種信的辨識度極高，因為它的用詞在所有公司之間都成立。招募方每天看幾十封，一眼就能認出來，而且它傳達的訊息很明確：你並沒有特別想來這裡。
第三種是過度謙卑。整封信充滿雖然我經驗不足、希望能有機會學習、如蒙錄取必當全力以赴這類句子。謙虛本身沒問題，但當它佔據了大部分篇幅，就等於用你僅有的四百字反覆強調自己的不足。合理的做法是誠實面對落差一次，然後把篇幅留給你能提供的東西。
寫完之後做一個測試：把公司名稱與職位名稱從信裡拿掉，讀一次。如果這封信換到另一家公司也完全成立，那它就是通用範本，需要重寫。理想的狀態是拿掉名稱之後，讀的人仍然大概猜得出你在應徵哪一類的工作與哪一種組織。
另外提醒不要在信裡寫任何履歷上沒有、而且無法在面試中支持的內容。求職信的語氣比較自由，很容易寫出誇大的形容，但這些話在面試中會被拿出來追問。信裡的每一個宣稱，都應該是你願意花五分鐘展開說明的。
透過人力銀行或線上系統投遞時，求職信往往被塞進一個小小的文字欄位，格式會被壓平，過長的內容也不會被完整顯示。這種情況下建議把最重要的一句話放在最前面，例如直接說明你為什麼適合這個職位，而不是先寫問候。透過電子郵件直接投遞時空間比較充裕，但主旨列的重要性上升，建議寫成應徵某職位加上一句可辨識的自我描述。
經由熟人轉介時的求職信又是另一回事。這時候讀信的人已經有一個正面的預設，你要做的不是說服而是提供彈藥，讓轉介的人在內部替你說話時有東西可以引用。因此這種情況下的信可以更具體地寫出你能立刻上手的兩三件事，並且明確提到轉介人的名字與你們的關係。
求職信的檔案處理方式也會影響是否被讀。若職缺沒有特別要求，建議把信的內容直接寫在郵件正文裡，而不是另外附一個檔案。多開一個檔案就是多一個步驟，而在初篩階段每一個額外的步驟都會降低被閱讀的機率。若系統要求上傳，再另外準備一份與正文內容相同的檔案即可。
最後想說的是，寫求職信這件事的價值有一部分不在於對方是否讀完，而在於它逼你把為什麼是這家公司想清楚。很多人在寫到第二段時會發現自己其實說不出具體的理由，那通常是一個有用的訊號，代表這個職缺可能只是因為條件符合而投，並不是你真正想去的地方。
另外提醒一個時間上的細節：求職信的內容應該在投遞前重新對照一次職缺描述。許多人準備好一份針對某家公司的信之後，隔了兩週才投出去，而這段期間職缺內容可能已經更新，或是公司剛好發佈了新的消息。花五分鐘重新確認，可以讓你的信保持在最新的狀態，也避免提到已經過時的事情。
最後補充一個常見的疑問：如果職缺明確寫著不需要求職信，那就真的不要寫。無視明確指示會被解讀為不看說明或想走捷徑，而這兩種印象都不利。這種情況下若你確實有需要說明的事，可以在履歷的最上方用兩行處理，或是在系統提供的備註欄位裡簡短交代。