結案三個月後，我在下載資料夾的深處找到一位前客戶的通路報價表。它不該還在那裡。那天下午我沒有做別的事，把所有結案案件的殘留檔案清了一遍，然後寫下這份清單
結案後的資料分三種處理：客戶的原始內部資料歸還或刪除，交付物與確認紀錄依約定期限留存，顧問自己的工作筆記去除可辨識內容後才保留。處理完要寄一封結案確認信，逐項告訴客戶哪些刪了、哪些留著、留到什麼時候。
結案資料處理，指的是顧問在交付完成後，對這個案子期間收到與產生的所有檔案，做出歸還、刪除或留存的決定並實際執行。它是一道獨立的工序，不會因為交付完成就自動發生。
我的做法是在最後一次交付後的第十個工作天啟動這份清單。前十天留給客戶提問與小幅澄清，那段時間還需要原始資料。清單共十六項，分四個階段，我照順序逐項打勾。
刪除之前要先知道有什麼。這個階段最花時間，也最常被跳過。多數人只刪主資料夾，以為這樣就結束了。
第一項的前提是開工時就有一份資料索取紀錄。沒有那份紀錄，盤點只能靠記憶，一定會漏。我在每個案子開工當天建立這張表，欄位是檔名、收到日期、提供人、機密程度。
第五項來自一次真實的疏漏。我替一家經營寵物旅館的公司做競業情報書，對談時截了一張對方後台的訂房畫面當備忘。結案半年後整理手機相簿才看見它。從那之後，截圖一律當天歸入案件資料夾。
歸還與刪除的區別在於客戶手上有沒有原件。對方傳給我的副本，刪除即可。對方只給了我唯一一份的資料，例如手寫筆記的掃描原檔，必須先歸還並取得收到確認，才能刪除。
順序很重要。先歸還，再刪除，最後關權限。我看過同業反過來做，先關了共用連結，結果客戶還有兩位同事沒下載最終版，隔週來要檔案，而他已經刪掉了工作檔。
裝置備份是這個階段的難題。自動備份可能已經把客戶資料存進備份檔，單獨抽刪並不容易。我的做法是誠實告知：備份會在固定週期後被覆寫，在那之前備份裡仍有副本，我不會去讀取它。做不到的事，寫清楚比假裝做到好。
全部刪光並不負責。客戶半年後回來問某個結論的依據，或者雙方對交付範圍有不同記憶時，需要有東西可以對照。
第四項是我花最多心力的地方。工作筆記裡有我為什麼排除某個來源、為什麼選這個比較基準，這些是日後精進方法的材料。但筆記裡同時混著客戶的內部數字。我會另存一份去識別化的版本，原始筆記刪除。
去識別化的標準是：把這份筆記拿給認識這個產業的人看，他猜不出是哪一家公司。只拿掉公司名稱通常不夠，地點、規模、時間點組合起來一樣能辨識。
留存期限我訂為結案後兩年，開工前就告知客戶。兩年是我自己的作法，各行業與各地的要求不同，有法定保存義務的文件要以當地規定為準。
做完不說，客戶不會知道。結案確認信是整個流程裡唯一給客戶看的部分，也是讓這件事可以被追究的依據。
信的長度控制在十行以內。我不寫技術細節，只寫客戶在意的三件事：你給我的東西還在不在、我留了什麼、你想要我全部刪掉時該怎麼說。
有一次，一位委託履歷重構的財務長收到確認信後回覆，請我連交付物也一併刪除，因為他已經入職，不希望任何地方留著他的完整經歷。我當天刪除，並回信確認。留存是為了客戶，客戶不需要時就沒有理由留。
第一個卡點是沒有起始清單。開工時沒建資料索取紀錄，結案時無從盤點。這個問題只能在下一個案子的第一天解決。
第二個卡點是曾經把客戶資料貼進各種線上工具。翻譯、整理摘要、轉檔，每一個工具都可能留下紀錄。我現在的規則是機密程度高的資料不貼進任何我無法刪除紀錄的工具，使用過的工具在資料索取紀錄上加註一欄。
第三個卡點是拖延。結案後立刻有新案子進來，清理永遠排在最後。我把這份清單設成每個案子的最後一個里程碑，沒有打完十六個勾，這個案子在我的紀錄裡就不算結案。
有客戶在開工前直接提出，結案後請把所有東西刪光，一份都不要留。我理解這個想法，也照做過，但我會先說明代價，讓對方在知情之下決定。
代價有三個。第一，日後客戶想回頭確認某個結論的依據，我無法提供，因為交付物與來源紀錄都不在了。第二，客戶內部換人，新同事來要報告的檔案，我這裡沒有備份可以補寄。第三，雙方對當初的範圍或修訂有不同記憶時，沒有任何紀錄可以對照。
多數客戶聽完會選擇折衷：原始資料全刪，交付物與確認紀錄留存一年，到期自動刪除並通知。也有少數客戶堅持全刪，我尊重，並在結案確認信裡寫明：依您的要求，本案所有檔案已於某日刪除，日後無法提供任何副本。
另一個被問過的問題是，付款紀錄能不能也刪。這一項我無法配合。帳務憑證有法定的保存義務，年限與方式要依稅務規定，我會請客戶向自己的會計師確認他那一端的要求。我能做的是讓憑證上只出現必要的品項名稱，不記載委託的具體內容。
這些問答讓我在開工確認訊息裡多加了一段資料處理說明，四行字：結案後第十個工作天啟動清理、原始資料刪除、交付物與確認紀錄留存兩年、客戶可隨時要求提前刪除。事前說過，結案時就只是照表執行。
雙方簽有保密協議或資料處理約定時，以約定內容為準。協議要求的刪除方式、證明文件或期限，可能比這份清單嚴格。協議條文的解讀應交由持牌律師確認。
涉及大量個人資料的案子，例如拿到客戶的會員名單，處理方式受個人資料保護相關法規約束，各地規定不同。這份清單只描述顧問的自律流程，不能當成法規遵循的依據。我們接案時會盡量請客戶先去除個人資料再提供。
長期顧問關係沒有明確的結案日，清單的啟動點就不存在。這種合作需要改成定期清理，例如每季檢查一次哪些資料已經用不到。