收件人：未來每一次開案的我自己。事由：上一季有三個案子的開工日，都卡在客戶資料沒到齊。我把往返信件全部重讀了一遍，問題出在我的請求信
資料請求信要一次列出全部需要的項目，每一項寫明用途、可接受的格式、沒有這項資料時的替代方案，以及截止的工作天。客戶給不齊資料，多半是因為他不知道這份資料要用來做什麼，所以無法判斷該給哪一個版本、該找哪一位同事。
資料請求清單，是顧問在開工前寄給客戶的一份表格，列出完成這個案子需要客戶提供的內部資料。它和接案問卷不同。問卷問的是客戶腦中的想法，請求清單要的是客戶手上的文件與數字。
三個案子的請求信，我都是用一段文字寫的。大意是「麻煩提供近期的銷售資料、客戶名單概況與現有的行銷素材」。寫的時候覺得很清楚。
客戶端的反應很一致。第一封回信先問：近期是指多久？第二封問：銷售資料要到哪一個層級，產品別還是通路別？第三封說：客戶名單涉及個資，可以只給統計嗎？每一個問題來回一次就是一到兩個工作天。
還有一個更隱蔽的問題。窗口收到信之後，要去找三個不同部門的同事要資料。我的信只有一段話，他得自己拆成三份需求再轉述。轉述一次，資訊就少一層。最後到我手上的檔案，常常和我要的差了一截。
結論是，延誤的原因在我。我把拆解需求的工作丟給了一位並不清楚我要做什麼的人。
從今天起，資料請求一律用表格，每一項資料一列，欄位固定六個。
第三欄是整張表的核心。寫上用途，窗口轉給其他部門時，對方才知道該給哪一個版本。「用來比較各通路的客單價差異」這一句話，就足以讓業務部的人知道要給通路別的資料，不必給到每一筆訂單。
第四欄要記得寫「不需要整理」。客戶常為了讓資料好看而花好幾天重新製表。我要的是原始檔，格式亂沒有關係，我自己整理比較快，也比較不會在整理過程中丟失資訊。
過去我把所有資料都當成必要，客戶缺了一項就整個卡住。實際上多數案子裡，真正缺了就做不下去的資料只有兩三項。
替代方案欄要寫得很具體。例如：拿不到各通路的實際成交數，可以改提供大約的占比，報告中的通路比較會以區間呈現，精確度會降低，但不影響主要結論。或是：這項若無法提供，第四章的定價分析將略過，我會在限制聲明中註明。
寫出跳過的代價，客戶才有辦法自己權衡。有的資料他要跨部門申請兩週才拿得到，看到代價只是「某一節改用區間」，他會選擇跳過。這個決定應該由他做，我只需要把後果講清楚。
信件正文只寫四件事，寫完就結束，不寫客套的鋪陳。
第四點是從那三個案子學到的。有一位窗口手上已經有七成資料，卻等了一週，想湊齊再一次寄。我其實可以先用那七成開始查核。現在明講可以分批寄，並且鼓勵先回報有困難的項目。
交付日從資料到齊後起算這一條，要在付款前的服務說明裡就先寫過一次，請求信裡再重複一次。客戶第一次看到這條規則的地方不應該是催促信。
收到資料不回信，是我過去的壞習慣。客戶寄出之後不知道我收到了沒、檔案打不打得開、內容是不是我要的。
簽收回覆固定三行。第一行，列出已收到的編號。第二行，列出還缺的編號與是否影響開工。第三行，若必要項目已到齊，寫明開工日與預計交付的工作天。
收到的資料和請求不符時，簽收信要當下指出，並且說明差在哪裡。例如「第二項收到的是全公司合計，需要的是通路別，若通路別資料不存在，請回覆，我改用替代方案」。拖到做到一半才回頭要，客戶會覺得顧問沒有先看資料。
客戶對提供內部資料有顧慮很正常。清單末尾固定加一段說明，交代四件事：資料只用於本案、不會提供給第三方、案件結束後的保存與刪除方式、以及建議客戶提供前先自行去除個人識別欄位。
我會主動說明哪些欄位我用不到。客戶名單我只需要產業別、地區與成交時間的統計，姓名、電話、信箱一概不需要。先講清楚不需要什麼，比事後收到一份完整名單再刪除安全得多。
資料若涉及跨境傳輸、受規範的個人資料或合約保密義務，是否能提供、需要什麼程序，要由客戶依當地法規與其法務人員的意見決定。我不替客戶判斷這件事，也不會因為趕時間而催促對方略過內部程序。
為了避免日後又憑感覺寫，這裡留一個去識別化的示例。情境是替一家區域型服務業者做競業情報書，需要對方提供通路相關的內部資料。
編號寫三。資料名稱寫各通路的詢問與成交概況，並在括號中補上對方內部可能的叫法，例如業務週報或進線統計。用途寫：用來判斷哪一個通路是貴公司與對手直接重疊的戰場，對應報告第二章。格式與範圍寫：最近四個季度，依通路別，試算表或系統匯出的原始檔皆可，不需要整理或美化。替代方案寫：若沒有成交數，只提供各通路詢問量的大約占比也可以，第二章將以區間呈現。必要程度寫必要。
對照舊寫法的「麻煩提供近期的銷售資料」，新寫法多了大約一百個字。這一百個字替窗口回答了他原本要來回問三次的問題。
填寫清單時有兩個容易犯的錯，一併記下。
另外，整張清單的必要項目不得超過五項。超過五項，先回頭檢查是不是報告範圍訂得太大，或是我把想要的資料誤當成需要的資料。選填項目可以多，但要在信中明講，選填的沒有提供不會影響開工。
清單寄出前，我會用窗口的角度讀一遍，只問一個問題：他把這一列原封不動轉給另一個部門的同事，對方看得懂要給什麼嗎。看不懂，就重寫那一列。
這個格式適合資料項目明確、客戶端有固定窗口的案子。有三種情況要另外處理。
第一種是履歷重構。當事人提供的是個人經歷，不是公司文件，用表格索取會顯得生硬，改用引導式的提問比較合適。第二種是探索階段的案子，我自己都還不知道需要什麼資料，硬列清單只會列出一堆用不上的項目，應該先做一輪文字訪談再決定。第三種是客戶端沒有人有權限調閱資料。這時候清單寫得再好也沒有用，要先請決策者指定一位有權限的對口，或是把報告範圍縮小到只使用公開來源。
備忘到此。下一季結束時回頭檢查：開工延誤的案子數有沒有減少，客戶針對請求清單的追問有沒有變少。沒有改善，就再改這份格式。