客戶在董事會上引用的那個數字，我三天前就改掉了。這篇檢討不談誰的錯，只拆開當時的檔名、信件與修訂紀錄，看版本管理在哪三個地方漏了
交付文件的版本管理最少要做到三件事：檔名帶版本號與日期、文件第二頁有修訂紀錄、新版寄出時明講舊版作廢。三件事少了任何一件，客戶手上就可能同時存在兩份互相矛盾的結論，而且他不會知道哪一份才算數。
版本管理，指的是讓每一位拿到文件的人都能在十秒內確認自己手上是不是最新一版的一套規則。它聽起來像行政瑣事。出過一次事之後，我把它當成交付品質的一部分。
案子是一份競業情報書，客戶是一家做區域通路的中型企業。對口窗口是策略部門的主管，報告最後要送給三位高層。
第一版在約定的工作天交出。兩天後，我在例行回頭檢查時發現第三章有一張比較表引用的公開資料已經更新，對手的門市數量有變動，連帶讓我的一個推論站不住。我改了表格與那一段結論，寄出第二版。又過一天，窗口來信問一個用詞，我順手調整了摘要頁，寄出第三版。
一週後窗口來信，語氣很客氣，內容很嚴重。一位高層在會議上引用了第一版的推論，另一位高層手上是第三版，當場對不起來。會議停了十多分鐘在確認誰的資料才對。
我回頭看寄出的三個檔案。第一版檔名是專案名稱加「報告」。第二版加了「修正」。第三版加了「修正2」。
這種命名方式對我自己夠用，對收件人沒有用。高層收到的是窗口轉寄的信，附件被下載到桌面，檔名後面的字被截斷。兩個檔案在他的資料夾裡看起來一模一樣。
現在的規則是檔名固定四段：客戶代稱、文件類型、版本號、日期。版本號用 v1.0、v1.1、v2.0 的寫法，日期用八位數字。版本號放在檔名前半段，就算被截斷也看得到。
第二版改掉了一個結論，這是整份報告最重要的變動。可是文件本身沒有任何一頁記錄這件事。改動只寫在我寄出的那封信裡，而那封信只有窗口看到。
窗口轉寄給高層時，寫的是「更新版請參考」。高層沒有理由重讀一份他已經看過的四十頁文件。他不知道第三章的結論變了。
現在每一份交付文件的第二頁都是修訂紀錄。它是一張三欄的表：版本號、日期、變動內容。變動內容那一欄我有固定寫法，先寫位置，再寫原本的說法，再寫現在的說法，最後寫為什麼改。
一則合格的修訂紀錄長這樣：第三章第二節比較表，對手門市數量依公開資料更新，原推論「對手正在收縮實體通路」撤回，改為「現有資料無法判斷」，原因是資料來源於某日更新。讀的人不用翻到第三章，就知道自己需不需要改變先前的看法。
這是三個錯誤裡最根本的一個。我以為寄出新版就等於取代舊版。對收件人來說，他只是多了一個檔案。
現在寄出任何一個小數點前數字有變動的版本，信件第一行固定寫：本版取代某版本，舊版請停止使用。第二行寫哪一個結論變了。第三行請窗口確認已轉知所有曾經收到舊版的人，並回覆我一句「已轉知」。
第三行最容易被省略，也最有用。我沒有辦法知道文件被轉寄給誰，窗口知道。請他回覆一句話，等於把通知責任交到唯一做得到的人手上。沒有收到回覆，我會在兩個工作天後再問一次。
第三點是那次會議之後窗口自己提的建議。他說高層不看檔名，只看畫面。截圖上有版本號，會議上就能當場對出誰拿的是舊資料。
這個問題我被問過不只一次。有修訂紀錄的報告，看起來確實比沒有的更不完美。
我的回答是，報告有沒有改過，和報告有沒有記錄改過，是兩件事。公開資料會更新，客戶的問題會變，一份報告在交付後一個月內完全不需要調整的情況並不多。沒有修訂紀錄的報告只是讓這些調整變得看不見，風險沒有消失，只是轉到了引用的人身上。
我也會提醒對方，修訂紀錄對他有一個實際用途。半年後有人質疑當初的決策，他可以拿出紀錄，說明當時依據的是哪一版、那一版的資料截止在哪一天。
檢討結束後，窗口提了一個我當時沒有想過的問題。他問：以後你發現要改，能不能先告訴我，由我決定什麼時候收新版？
他的理由很實際。高層會議的時間是固定的，會前三天資料已經送進議程。我在會前一天寄出新版，對他來說是麻煩大於幫助，他得決定要不要臨時抽換，還要向三位高層各解釋一次。
我接受了這個建議，把流程改成兩段。發現需要修正時，我先寄一封變更預告，只寫三件事：哪一個結論受影響、影響的方向、新版最快何時可以寄出。窗口回覆希望何時收到，我再照那個時間寄。
變更預告有一個例外。結論的方向整個反過來的情況，例如從建議進入改成建議暫緩，我不等窗口安排，當天就通知，並且在信件主旨直接寫明。這種修正晚一天讓對方知道，都可能讓他依據錯誤的結論做出承諾。
這次經驗還讓我多留了一份紀錄。每個案子我都有一張版本流向表，記下每一版寄給誰、何時寄、對方是否回覆已轉知。這張表平常用不到。客戶端換了窗口，或是幾個月後有人來問當初依據的是哪一版，它能在一分鐘內給出答案。表格只有四欄，維護它每次不到兩分鐘。
回頭看整件事，客戶在會議上對不起來的那十多分鐘，損失的不只是時間。高層對這份報告的信任打了折，連沒有改過的章節也被重新質疑了一輪。版本混亂傷到的是整份文件，這是我當初沒有料到的後果。
版本規則的嚴格程度應該跟著文件的流通範圍走。只有一位收件人、而且他就是決策者的案子，可以只保留檔名規則與修訂紀錄頁，作廢確認那一步省略。履歷重構這類服務，文件只在我和當事人之間往返，我只做檔名版本號，不另外做修訂紀錄頁。
另外有兩種情況這套規則不夠用。一種是文件會進入客戶的正式簽核或對外揭露流程，那需要依客戶內部的文件管制辦法處理，我的版本號只能當參考。另一種是文件內容涉及合約、稅務或法規適用，改版是否影響權利義務，需要請當地持牌專業人士確認，版本管理本身解決不了這個問題。