初稿只有一句話：對手近期積極布局企業客戶市場。審稿人在旁邊用紅字寫了四個問題。這篇把那一句話從初稿到定稿的三個版本並排，看每一次改了什麼
一句可用的結論要有五個成分：具體事實、推論與信心等級、對讀者的影響、可考慮的選項、有效期限。多數初稿只寫到第一項的一半，也就是一句概括性的描述。改稿的工作就是把另外四個半成分補上去。
以下用同一項發現示範三次修改。素材來自一份替企業團膳業者撰寫的報告，內容已去識別化。委託方的決策問題是，要不要針對中型辦公室推出週訂方案。
初稿寫的是：「對手近期積極布局企業客戶市場。」
這句話讀起來很順，也沒有錯。問題在於它什麼都沒有交代。審稿時我在旁邊寫了四個問題。
近期是指什麼時候。上個月，還是過去一年。
積極是跟誰比，用什麼衡量。
布局是做了哪些事。開了一個網頁，還是組了一支團隊。
企業客戶是哪一種。五人的工作室與五百人的工廠，都是企業客戶。
四個問題都答不出來的句子，放在結論頁上，讀者只能點頭。點完頭之後，他還是不知道要不要推週訂方案。
這種句子有一個特徵，就是不可能錯。不管對手實際做了什麼，都可以說他「積極布局」。不可能錯的句子，通常沒有資訊量。
第二版改成：「過去四個月內，對手做了三件事。官網新增企業訂餐專頁。徵才頁出現兩則企業客戶業務職缺，工作地點都在科技園區周邊。訂餐頁的最低訂購人數門檻從先前的版本下修。」
這一版的進步很清楚。近期變成四個月。積極變成三項可以查證的動作。布局變成專頁、職缺與門檻調整。每一項都有來源，附錄裡有截圖與日期。
但它還不是結論。它是一份整理得很好的事實清單。讀者看完會問：所以呢。
寫到這一步的撰稿人常常覺得已經完成了。事實都查到了，也寫清楚了。剩下的判讀，他認為應該由讀者自己來。這個想法有一半是對的。決定確實屬於讀者。但從事實到決定之間還有幾步推論，那幾步是委託方付費請你做的。
另一個常見的情況是撰稿人不敢推論，怕說錯。這時候信心等級就派上用場。推論可以標成中等信心，把依據與缺口都寫出來，不需要假裝確定。
第三版如下。
「我們傾向認為，對手正在把企業訂餐的目標從大型廠辦往中型辦公室延伸。依據有三項：四個月內新增企業訂餐專頁、兩則園區周邊的企業業務職缺、最低訂購人數門檻下修。此推論為中等信心，目前缺少的佐證是實際的中型客戶案例。
這個方向與貴公司規劃中的週訂方案鎖定同一群客戶。若推論成立，貴公司的方案上市時，該客群可能已經接觸過對手的業務人員。
可考慮的選項有三個。提前上市，搶在對手的業務團隊到位之前接觸園區客戶。維持原時程，但調整方案內容，避開對手已下修的人數門檻區間。延後觀察，等對手出現實際案例後再決定。
本判斷的有效期約為一季。若對手官網出現中型客戶的案例或推薦文，推論升為高信心。若兩則職缺下架且未再刊登，本條需要重新評估。」
這一版比初稿長了十幾倍。但每一句都在回答讀者會問的問題。
從初稿到第二版，做的是把形容詞換成名詞與動詞。這一步需要回頭查資料。
從第二版到第三版，做的是把事實連到委託方的決策問題。這一步需要回頭讀需求書。很多撰稿人卡在這裡，因為他寫到後來已經忘了委託方最初問的是什麼。
推論的寫法是問：這三件事放在一起，最能解釋它們的說法是什麼。專頁說明他要做企業市場。職缺地點說明是園區。門檻下修說明他要接更小的單位。三者合起來指向中型辦公室。
同時要想有沒有別的解釋。門檻下修也可能只是為了清淡季的產能。這個替代解釋我們寫在附錄，並說明為什麼認為可能性較低。
影響的寫法是把推論放到委託方的計畫旁邊對照。兩者鎖定同一群客戶，這就是影響。影響要寫具體的後果，例如客戶可能已被接觸，避免只寫「將造成競爭壓力」。
選項的寫法是至少列三個，而且其中一個是不行動或延後。每個選項用一句話說明它在什麼前提下合理。我們不替委託方選，因為他的產能、現金與人力狀況我們並不完全了解。
期限的寫法是問：什麼事情發生，這個結論就不成立了。把那件事寫下來，就是降級條件。再問什麼事情發生會讓它更確定，那是升級條件。
改稿也會改過頭。以下是審稿時看過的情況。
第一，推論跑得比事實遠。第三版如果寫成「對手將全面進攻中型辦公室市場」，就超出了三項事實能支持的範圍。全面與進攻都是沒有依據的加碼。
第二，選項變成指令。寫成「建議貴公司立即提前上市」。顧問不掌握委託方的內部條件，直接下指令的結論，一旦條件不符就整段作廢。
第三，為了完整而失去重點。把所有查到的事實都塞進結論，三項變成十二項。結論段落只放直接支持推論的事實，其餘留在主文。
交付前，把每一條結論對照下面五項。
缺第一項的結論是空話。缺第二、三項的結論是資料摘要。缺第四項的結論讓讀者無從下手。缺第五項的結論會在簡報裡活得太久。
檢查表是自己對照用的。另一個更直接的方法是找人測試。
把結論段落單獨印出來，交給一位沒參與專案的同事。請他讀完後回答兩個問題：這個判斷的依據是什麼，讀的人接下來可以做什麼。
他兩題都答得出來，結論就合格。答不出第一題，回去補事實。答不出第二題，回去補影響與選項。
這個測試在我們內部的固定時間是交付前兩個工作天。留兩天是因為補事實往往需要重新查證。
三次改稿讓結論從一行變成四段。如果一份報告有六條結論，結論頁會變成四五頁，讀者一樣看不完。
我們的排法是分兩層。第一層是摘要頁，每條結論只放一句話，格式固定為「推論，加上信心等級，加上對決策的影響」。以這一條為例，摘要句是：「對手傾向往中型辦公室延伸，中等信心，與週訂方案鎖定同一客群。」
第二層是每條結論各一頁，放完整的四段。摘要句後面標頁碼，讀者想看依據與選項就翻過去。
摘要句也要通過檢查。它雖然短，仍然要有推論、信心與影響三樣。如果縮短之後又變回「對手積極布局企業市場」，等於三次改稿白做了。寫摘要句的時候，請從第三版往下刪，不要從初稿往上加。
如果委託的內容本來就是純事實整理，例如彙整五家同業的公開價格表，那麼第二版就是合格的交付，不需要硬加推論與選項。
如果事實太少，只有單一來源的一項觀察，硬寫出第三版會變成用一塊磚蓋樓。這種發現應該放在待驗證區，寫明還缺什麼。
如果委託方明確表示只要資料、不要判讀，請尊重這個範圍。可以另外附上一頁判讀供參考，但要標明這是額外的觀點。
最後，第三版裡的選項只是可考慮的方向，不構成經營建議或投資建議。是否採行、如何採行，由委託方依自身條件決定。