你上週五傳訊息說，查了四天，主管要的那一題幾乎是空的，問我該不該先找一些周邊資料把那一章撐起來。這封信是我的回覆，答案是不要撐
照實交代，把查過的範圍完整寫出來，並且明確區分「查不到」與「不存在」。空白結果是一種發現。它的價值取決於你的搜尋紀錄夠不夠完整，讓讀者相信這個空白是認真查過之後的空白。
以下是信的內容。收信人是一位剛接手公司競業情報工作三個月的同事，在一家做實驗室耗材的貿易商任職。
你說想先放一些產業趨勢、對手的公司簡介和幾則舊新聞，讓那一章看起來不那麼空。我理解這個想法。交一頁只有三行字的報告，確實讓人不安。
但請想一下讀的人。你的主管問的是：那家同業有沒有打算代理某個品牌的新產品線。他翻開那一章，讀了兩頁產業趨勢，還是不知道答案。他會覺得你沒抓到重點。更糟的情況是，他從那些周邊資料裡自己讀出一個答案，而那個答案沒有任何依據。
填充的內容不會讓空白消失，只會把它藏起來。藏起來的空白比攤開的空白危險。
我剛入行時也撐過版面。那次的後果是主管在會議上引用了我放進去的一則舊新聞，當成對手的近況。事後我花了很多力氣解釋那則新聞是兩年前的。
查不到東西，原因不只一種。寫報告之前先判斷。
三種的處理方式不同。第一種要告訴主管這個問題用公開來源回答不了。第二種是真正的發現，可以寫成「截至某日未觀察到跡象」。第三種代表你還沒做完。
最難的是分辨第二種與第三種。我的做法是找一個已知答案的類似案例來測試。例如找一家你確定去年取得新代理權的公司，用同樣的方法查一次。查得到，代表你的方法有效，對那家同業查不到就比較可信。查不到，代表方法有問題。
空白結果要有說服力，靠的是搜尋紀錄。請你把過去四天做的事整理成一張表，欄位如下。
這張表的標準是：另一位同事拿著它，可以在半天內重做一次，得到相同的結果。
你可能會覺得這張表比結論還長。沒錯，在空白結果的報告裡，這張表就是主要的交付內容。主管如果質疑你有沒有認真查，你不需要辯解，把表給他看。
有一件事提醒你。表上只列合法公開來源。你提過有位前同事現在在那家公司，可以私下問問。請不要這樣做。向對方員工打聽未公開的業務資訊，可能涉及營業秘密與保密義務，法律上的風險需由持牌專業人士判斷，我們的原則是不碰。
這是整封信最重要的一點。
「我們沒有查到那家同業取得該品牌代理權的公開跡象」，這是你可以負責的句子。
「那家同業沒有取得該品牌代理權」，這是你無法負責的句子。合約可能已經簽了，只是還沒公告。
讀的人很容易把第一句聽成第二句。所以你要主動把話說完整。我習慣的寫法是三句一組：查了什麼範圍，在這個範圍內沒有發現，這個範圍以外的情況無法判斷。
如果你做了前面說的已知案例測試，可以加上第四句：以相同方法檢查某個已知案例時可以查到對應痕跡，因此本次的空白有一定參考價值。
我建議你不要等到交報告那天才說。明天就去找他，花十分鐘口頭說明。順序如下。
先說結論：那一題目前在公開來源查不到跡象。
再說範圍：我查了哪幾類來源，一共幾個，用了哪些關鍵詞。
接著說判斷：這比較像是對方還沒有公開動作，或是這類資訊本來就不公開。說出你認為是三種類型裡的哪一種。
最後給選項。通常有三個：接受空白結果並設定複查日期。把問題改成可以回答的版本。或者停止這一題，把時間挪去其他題目。
選項很重要。只報告壞消息，主管會覺得你把問題丟回給他。帶著選項去，他只需要選一個。
你可能擔心他會不高興。我的經驗是，主管對「提早知道查不到」的接受度，遠高於「最後一天才發現那一章是空的」。
你主管的問題是那家同業有沒有打算代理新產品線。意圖是查不到的。但有幾個相鄰的問題可以回答。
那家同業目前公開代理的品牌有哪些，最近一年有沒有增減。這可以從官網與型錄的歷史版本比對。
那個品牌目前在本地市場有沒有公開的授權經銷商名單，名單最近有沒有變動。這可以直接看品牌方的官方頁面。
那家同業最近的徵才，有沒有出現與該產品線相關的應用或技術職缺。
這三題都有明確的檢查方法。三題的答案合起來，雖然不能直接回答原本的問題，卻能讓主管知道目前的狀態，以及將來該盯哪個訊號。
改寫問題需要主管同意。請把原題與改寫後的題目並列給他看，由他決定。
空白結果有保存期限。今天查不到，下個月可能就出現了。
請在報告最後寫明複查計畫：哪三個來源、多久看一次、看到什麼算是有變化。例如每兩週檢查一次品牌方的授權經銷商頁面，名單上出現那家同業就立即通報。
這樣一來，你這四天的工作就有了延續。第一次的搜尋紀錄是基準線，之後每一次複查只需要比對差異。三個月後回頭看，你手上會有一份有日期的觀察紀錄，那比任何推測都有用。
你在訊息最後說，怕主管覺得你能力不夠。
我想告訴你，這個行業裡資深的人與資淺的人，差別不在誰查得到比較多。差別在資深的人敢寫「查不到」，而且能把為什麼查不到講清楚。
敢寫空白，代表你其他寫了內容的章節是可信的。主管讀久了會知道這一點。
如果空白的原因是你時間不夠或方法還沒試完，也就是前面說的第三種，請不要引用這封信來交差。先把該查的查完。
如果你們公司的文化完全不接受空白結果，主管明確要求每一章都要有結論，這封信的做法會讓你處境困難。這種情況下，至少堅持一件事：所有推測性的內容都要標明是推測，並註明沒有來源支持。
如果這一題關係到重大合約或法律爭議，查不到的後果很嚴重，請建議主管另外尋求持牌專業人士或正式的徵信管道協助。那已經超出公開來源情報工作的範圍。
祝工作順利。報告寫完可以傳給我看，我只看那張搜尋紀錄表。