收件人：經營會議成員與各部門指定觀察者。主旨：自下個月起，針對三家主要同業啟用預警指標表。本備忘說明指標怎麼訂、誰負責看、看到之後向誰通報
從公司計畫所依賴的假設出發，替每一項假設找出二到三個可以公開觀察的訊號，並且事先寫好門檻、觀察者與通報對象。指標的價值來自事先約定。等訊號出現才討論它重不重要，就失去預警的意義。
早期預警指標，是指在對手採取重大行動之前，通常會先出現的可觀察跡象。本備忘說明本公司採用的設定方式，自下個月第一個工作日起適用。
過去一年，我們有兩次是從客戶口中得知同業的動作。兩次的訊號其實都事先出現在公開資料上，只是沒有人負責看，看到的人也不知道要告訴誰。
現有的做法是各部門各自留意，在群組裡隨手分享。問題有三個。訊息沒有固定格式，事後找不到。沒有人判斷輕重，重要的訊號與閒聊混在一起。沒有對應的動作，看到了也只是看到。
指標表要解決的就是這三件事。
指標要從假設反推，不能從資料出發。請各部門主管回答一個問題：明年的計畫要成立，哪些關於同業的事必須維持不變。
以我們的情況，經營會議上整理出四項假設：
每一項假設都指定一位負責人，由他決定假設被動搖時要調整哪些計畫。
這一步最容易卡住。大家習慣列出想知道的事，卻不習慣說出自己的計畫靠什麼成立。會議上請直接問：如果這件事變了，你的預算要不要改。要改的才算假設。
指標必須符合三個條件。任何人都能從公開來源看到。有明確的是或否。出現的時間早於對手的正式行動。
以「同業甲不會進入主力區域」為例，我們訂了三個指標：
第一個指標通常最早出現。第二個最可靠。第三個出現時，對手多半已經開始營運。三個指標涵蓋了早、中、晚三個時間點。
不合格的指標長這樣：「同業甲對該區域的興趣升高」。這句話沒辦法檢查，不能放進表裡。
每個指標寫出三種狀態的定義，不留給觀察者自行判斷。
以徵才指標為例。綠燈是沒有該區域的任何職缺。黃燈是出現一則該區域的職缺。紅燈是出現兩則以上，或出現主管層級的職缺。
門檻要寫成可以數的東西。出現、沒出現、幾則、哪一種層級。避免使用「明顯增加」這類需要解釋的字眼。
訂門檻時會議上最常被問的問題是：一則職缺就亮黃燈會不會太敏感。我們的考量是，黃燈的代價很低，只是提高檢查頻率。寧可多亮幾次黃燈，不要錯過一次紅燈。
每個指標有一位具名的觀察者。觀察者是離該資訊最近的人，不一定是主管。徵才類指標由人資同事負責，據點類由業務助理負責，價格類由產品企劃負責。
檢查頻率依指標性質訂定。徵才與官網類每兩週一次。登記類每月一次。亮黃燈的指標，頻率加倍。
每次檢查都要留紀錄，即使沒有變化。紀錄欄位有五個：檢查日期、指標名稱、狀態燈號、截圖或來源說明、觀察者姓名。沒有變化也要填，因為「某日確認過沒有變化」本身就是資訊。
所有檢查只使用公開來源。不假冒身分、不登入他人帳號、不向對手員工打聽。有疑慮的來源先問法務，法律上的判斷需由持牌專業人士確認。
燈號變化時的處理如下。
綠燈轉黃燈：觀察者在當日以固定格式通知該假設的負責人。負責人不必召集會議，但要在紀錄表上註記已知悉。
黃燈轉紅燈：觀察者當日通知負責人，負責人在兩個工作天內提報經營會議。提報內容只有一頁，包含指標紀錄、受影響的計畫項目、建議的討論事項。
同一項假設底下有兩個指標同時亮黃燈，視同紅燈處理。
通報只陳述觀察到的事實與燈號，不附加個人推測。推測留到會議上討論。
以下是我們在草擬過程中自己犯過、後來修正的問題。
第一個錯誤最普遍。判斷方法是問：這個訊號出現之後，我們還有多少時間可以反應。不到一個月的，往前找更早的訊號。
以下是試行期間的一則通報，供各位觀察者參考格式。
「檢查日：某月第二個星期一。指標：同業甲徵才頁出現主力區域職缺。燈號：綠轉黃。內容：新增一則駐點業務專員職缺，工作地點標示為該區域。來源：對方官網徵才頁，已截圖存檔。觀察者：人資某同事。」
整則通報不到一百字。沒有「看來他們要打過來了」這種句子。負責人收到後，把該指標的檢查頻率改為每週，並請業務助理提前檢查據點頁。
三週後，職缺下架，沒有出現第二則，據點頁也沒有變化。指標退回綠燈，紀錄表上寫明退回的日期與理由。這次黃燈沒有演變成任何事，但整個過程有紀錄，下一次遇到類似情況可以對照。
每季最後一次經營會議，保留二十分鐘檢討指標表。
第一，檢查假設是否仍然成立。年度計畫調整之後，某些假設不再重要，對應的指標整組移除。
第二，檢查有沒有漏報。回顧這一季同業實際發生的動作，逐一確認表上有沒有指標事先反應。沒有的話，補上新指標。
第三，檢查黃燈的後續。亮了黃燈卻沒有進一步變化的指標，討論是門檻太敏感，還是對手改變了主意。
指標總數維持在十二個以內。新增一個，就要考慮移除一個。
這套做法適用於對手數量有限、而且會在公開管道留下痕跡的產業。如果同業多達數十家，或者對方的動作幾乎不留公開紀錄，指標表會變得太長或太空。
預警指標只能提示可能有事發生，無法說明對手的意圖。紅燈亮起時，仍然需要進一步查證與判讀，不能直接當作結論。
對於完全意料之外的新進入者，這張表幫助有限，因為我們無從替一個還不知道的對手設定指標。第四項假設的指標目前只能涵蓋已知的替代技術。
本備忘內容為內部作業規則，涉及資料蒐集合法性的部分，以法務與外部持牌專業人士的意見為準。