我們曾經根據一批決標公告，告訴委託方某家對手正在快速擴張公部門業務。兩個月後證明這個判斷是錯的。錯在哪裡，值得完整寫下來。
公開的決標資料可以告訴你哪一家廠商在什麼時間、得到哪個機關的哪一類案子、公告的決標金額是多少。它適合用來建立對手在公部門市場的活動時間線。它無法告訴你對手的獲利、實際履約情況，或沒有得標的那些投標。
決標公告是政府機關在採購案確定得標廠商後，依規定公開的紀錄。多數地區都有官方的採購資訊查詢平台，任何人都能依廠商名稱或案件關鍵字查詢。各地公開的欄位與年限不同，使用前要先了解該平台的資料範圍。
這類資料的優點是由官方發佈，日期與名稱可靠。缺點是它只記錄了整件事的一個切面，讀的人很容易自己把空白補滿。下面的案例就是這樣出錯的。
委託方是一家承辦企業與機關活動的規劃團隊。他們聽說一家主要對手近年接了不少公部門的案子，想知道這個方向值不值得跟進。
我們在官方採購資訊平台用對手的公司名稱查詢，取得過去三年的決標紀錄。依年度排列後，最近一年的得標件數明顯多於前兩年。初版報告據此寫下：對手的公部門業務呈現擴張，建議委託方評估投入。
報告交付後，委託方的一位資深同事提出疑問。他在業界的印象是那家對手的公部門團隊規模沒有變。我們回頭重新檢查，找到四個錯誤。
最近一年多出來的得標案，回頭逐筆看，多數是金額很小的單場活動。前兩年的件數少，其中卻有跨年度的大型案。把件數當成業務量，得到的趨勢與實際相反。
修正做法是每一筆都記下公告金額、履約期間與案件類型，再分開統計。件數、金額、案件類型三條線並列，只看其中一條都會誤判。
有幾筆紀錄的案名很相似，只差在年度或期別。細看之後發現，它們是同一個機關的同一個案子，依原契約辦理的後續擴充或續約。這代表對手維持住了一個既有客戶，不代表開發了新客戶。
這兩種情況對委託方的意義很不同。既有客戶的續約說明對手的履約被接受，新客戶的增加才說明業務在擴張。修正做法是在表格加一欄，標示每一筆是新機關、既有機關新案，還是既有案的延續。
我們只用一個公司名稱查詢。後來發現對手在前兩年有部分案子是以共同投標的方式參與，由合作夥伴掛名在前，用對手名稱查不到，或是出現在不同的欄位。前兩年的紀錄因此被低估。
修正做法是查詢前先從公司登記的公開資料確認對手的正式名稱、曾用名稱，並在決標紀錄中留意反覆與它一起出現的廠商。即使這樣做，仍可能有查不到的部分，報告要寫明查詢所用的名稱清單，讓讀者知道範圍。
初版報告加總了三年的決標金額，寫成對手在公部門的業務規模。這個數字有三個問題。決標金額不等於實際結算金額，履約過程可能有變更或扣款。金額包含了大量轉手給場地、設備、餐飲等協力廠商的成本。共同投標的案子，金額如何分配，公告上未必看得出來。
修正後的報告不再出現「營收」或「業務規模」這類字眼，只寫「公告決標金額合計」，並在同一頁註明這個數字的三項限制。
檢討之後，我們把閱讀決標資料的流程固定成下面六步。順序不能換，前一步沒做完，後一步的統計就會失真。
第二步常被跳過。許多平台對小額採購的公開要求不同，低於某個門檻的案子可能不在資料裡。如果對手主要做小案，查到的紀錄會遠少於實際。
重做之後，我們把這批資料能支持的說法與不能支持的說法分開列給委託方。
修正版的結論是：對手在公部門有穩定但集中的業務，近一年未見明顯擴張的證據。這與初版幾乎相反。委託方原本已經開始討論要不要招募熟悉標案的人，這個討論隨後暫停，改成先投兩個小案測試。
第一個問題：為什麼第一版會錯。我們的回答很直接，初版只做了第三步的一半，就跳到結論。當時的時程不算緊，問題出在看到件數上升的圖之後，故事太順，沒有人回頭逐筆檢查。之後的專案，這類資料一律要由第二個人抽查十筆原始公告。
第二個問題：能不能從決標資料看出對手的報價策略。我們的回答是只能看到很有限的一部分。部分公告會列出底價或其他投標廠商的資訊，各地規定與各案情況不同。即使看得到，單一案件的價格受規格與評選方式影響很大，不能直接推成對手的定價習慣。投標策略如有法律上的疑問，需交由熟悉採購法規的律師確認。
修正後的建檔表格一列一筆決標紀錄，共十個欄位：機關名稱、案名、決標日期、公告金額、履約期間、得標方式、得標廠商全名、共同投標廠商、與既有案的關係、原始公告的存檔檔名。
最後一欄是為了抽查設計的。每一筆都存下原始公告的頁面，檔名寫進表格。第二個人抽查時，隨機挑十筆，打開存檔，逐欄核對表格內容與公告是否一致。十筆中有兩筆以上不符，整批重新檢查。
抽查還要看一件事：關係欄的標示有沒有道理。新機關、既有機關新案、既有案延續，這三種標示靠的是建檔者的判斷，最容易出現不一致。抽查者要打開同一機關的前後幾筆，確認標示的邏輯前後相同。
這個做法會讓工時增加大約半天。對照初版報告出錯後重做所花的時間，以及委託方差一點依錯誤結論招募人員的後果，半天是划算的。
決標資料單獨看有很多空白，搭配其他來源可以補上一部分。我們在修正版報告中做了兩項比對。
第一項是與對手官網的案例頁比對。對手公開展示的公部門案例，是否都能在決標紀錄中找到對應。找得到的，可以確認時間與機關。官網有、決標紀錄沒有的，可能是以分包身分參與，或是小額案件，標為待確認。
第二項是與徵才頁比對。對手如果真的在擴張公部門業務，通常會出現與標案撰寫、公部門專案管理相關的職缺。這次查下來沒有看到這類職缺，與修正後的結論方向一致。這項比對只能當旁證，沒有職缺不能證明沒有擴張。
如果你的產業很少與公部門往來，對手的決標紀錄即使查得到，也只代表它業務的一小角，不值得花時間建檔。先確認公部門在這個產業的比重，再決定要不要查。
另外，決標資料反映的是過去。從招標、決標到公告有時間差，履約又在更後面。想了解對手當下的動作，這個來源太慢，應該搭配官網、徵才頁等更新較快的公開來源一起看。