打開任何一家公司的競業資料夾，都找得到兩年前的對手價格表。它沒有標日期，看起來跟上週的一樣可信。這份清單處理的就是這個問題。
依情報類型給每一則資料標上到期日：價格與促銷類以週計，產品與內容類以季計，組織與定位類以年計。到期後有三條路，複查更新、降級為歷史紀錄、或者刪除。沒有標日期的情報一律視為已過期。
保存期限在這裡指的是一則情報可以直接被引用來做決定的時間長度。過了這段時間，資料不一定是錯的，只是不能再當成現況使用，必須先複查。
下面的清單分成四組，共十二項。可以直接拿來檢查現有的情報庫，也可以當成新建情報庫時的欄位設計依據。
日期是保存期限的基礎。很多情報庫只記了建檔日，這不夠用。
觀察日與事件日的差距本身是有用的資訊。如果某個對手的動作我們總是晚一個月才發現，代表監測頻率或來源有缺口。
把所有情報都設成一年到期，等於沒有設。變動快的資料幾週就失效，變動慢的資料幾年都還能用。
這裡的週、季、年是起點，各產業需要自己調整。促銷檔期密集的零售業，價格情報可能幾天就失效。專案型的顧問業，報價結構一年才動一次。調整的依據是回頭看過去的紀錄，同一類情報平均多久會變一次。
這一組最常被忽略。情報庫裡除了事實，還有我們根據事實做出的推論。推論的壽命比事實短。
舉一個去識別化的例子。一家做設計接案的工作室，根據對手連續開出三個業務職缺，推論對手要擴大企業客戶的開發。半年後職缺全部下架，對手官網沒有出現任何企業方案。這條推論應該標為未獲驗證，後續不可再被引用。實際情況是它還留在情報庫的首頁摘要裡，新進同事讀到後，寫進了一份提案的市場背景。
標了到期日卻沒有人處理，情報庫還是會堆滿過期資料。需要有人、有時間、有規則。
複查的工作量比想像中小。多數到期項目只要重新開一次來源頁面，確認內容沒變，把到期日往後延就完成了。需要整則重寫的是少數，通常集中在對手剛改版的那幾週。
我們手上沒有可以公開的統計來說明這個比例，各家情況也不同。建議頭三個月記下每次複查花的時間與改動的則數，之後就能用自己的紀錄安排人力，不必靠別人的經驗值。
把十二項檢查落到工具上，一張試算表就能做。每一列是一則情報，欄位如下。
到期日欄可以設條件格式，過期的列自動變色。這個小設定的效果很直接，同事打開表格時，一眼就知道哪些不能直接用。
狀態欄的「歷史」與「失效」要分清楚。歷史代表當時是對的，現在情況變了。失效代表當時的判斷後來被證明不成立。兩者都保留，用途不同。歷史紀錄用來畫時間線，失效紀錄用來檢討。
情報庫維護得再好，引用的人不看日期也沒用。我們在報告與提案的範本裡加了一條規定：每引用一則情報，括號註明觀察日。
這條規定讓讀者自己能判斷新舊。主管看到一張標著八個月前的價格比較表，自然會問有沒有更新的版本。這個問題比任何內部稽核都有效。
會議上口頭引用時也一樣。說「對手的入門方案是某某價格」之前，加一句「這是上個月看到的」。聽起來囉嗦，卻能避免整場討論建立在已經失效的數字上。
有人會問，過期情報既然不能用，為什麼不全部刪掉。保留歷史紀錄有實際用途，對手的價格在兩年內改了幾次、每次改多少，這條時間線本身就是情報。
該刪的是另一類：內容涉及個人資料的項目。例如蒐集人事異動時留下的個人社群頁面截圖。這類資料即使來自公開頁面，長期留存也可能有個人資料保護上的疑慮。保存多久、能不能留，各地規定不同，需交由當地持牌律師確認。我們的做法是只留職稱與異動事實，不留個人頁面的畫面。
一家販售辦公室家具的電商團隊，在年度規劃會議上引用了情報庫裡的一張對手運費比較表。表上顯示主要對手的大型家具要另收運費，團隊因此決定把「全館免運」當成明年的主打訊息。
文案寫好、廣告素材也做了，上線前一位客服同事提醒，對手幾個月前就改成滿額免運。回頭查那張表，沒有任何日期。檔案的修改時間顯示它是一年多以前建立的。
這次的損失是兩週的素材製作時間，還算輕微。檢討時發現，情報庫裡同樣沒有日期的表格還有十幾張，沒有人說得出哪些仍然有效。團隊最後花了三天，把所有項目重新看過一輪，補上觀察日與到期日，查不出觀察日的一律標為待複查。
從這個示例可以看出，過期情報的危險在於它的外觀。一張排版整齊的比較表，看起來比一則三天前的口頭消息可靠得多。日期欄的作用，就是讓資料的新舊能被一眼看出來。
到期日是預設的複查時點。對手有大動作時，不必等到期。我們建議列出三種提前複查的情況：對手官網改版、對手公告新方案或調價、對手更換品牌名稱或識別。
遇到這三種情況，把情報庫中該對手名下所有產品類與價格類的項目一次改為待複查。這個動作只要篩選後批次修改狀態欄，幾分鐘可以做完，卻能防止團隊在改版後的那幾週繼續引用舊資料。
定位類的項目不必跟著全部複查。對手換了首頁設計，不代表換了目標客群。先複查事實層的資料，等新版網站的內容穩定下來，再判斷定位有沒有變。
如果你的情報庫只有不到二十則資料，不需要這套欄位。直接在每則資料前面寫上日期，每季全部重看一次就好。
另外，一次性的專案報告也不適用。報告交付後就是一份有日期的文件，它不需要到期管理，只需要在封面寫清楚資料截止日，並提醒讀者過了多久之後不宜直接引用。