致：專案團隊全體。事由：上個月一份競業報告的截圖出現在不該出現的群組。沒有造成損害，但這件事讓我們決定把分享規則寫下來。以下是定案版本。
把情報依敏感度分成三層，每一層各自規定誰能讀、誰能轉寄、放在哪裡。原則是按工作需要開放，沒有用到的人不必看到全文。多數團隊只要三層就夠，分太細反而沒有人遵守。
這裡說的權限設計，指的是一套事先寫好的規則，決定一份文件可以被哪些人開啟、複製與轉發。它處理的是內部流通，與資料取得是否合法是兩件事。本備忘假設所有情報都來自合法公開來源。
有人會問，既然資料都是公開的，為什麼還要管制。原因在於整理過的情報與原始資料不同。報告裡有我們的推論、我們關注的重點、我們打算怎麼回應。這些加起來，等於把自己的策略寫給別人看。
上個月的事件可以說明這一點。一位同事把報告中的對手價格比較表截圖，貼到一個有合作廠商在內的群組，想說明我們的報價為什麼合理。那張表的數字全部來自對手的公開價格頁。
問題出在表格的最後一欄。那一欄是我們的註記，寫著「此項為對手弱點，提案時可強調」。合作廠商同時也服務那家對手。這段話如果傳過去，損失的是我們在業界的名聲，還可能引來不必要的爭議。
所以管制的對象是我們自己加上去的判斷，以及這份文件透露出的關注方向。原始資料任何人都查得到，沒有管的必要。
第一層只放事實，不放推論。內容是對手公開做了什麼、哪一天、來源在哪。格式是一頁以內的條列，每月更新。
這一層全公司都能看，可以在內部群組轉貼。業務、客服、行銷都用得上，例如客戶問到對手的新方案時，同事手上有一份核對過的說法，不必各自上網查。
第一層有一條硬規則：不出現任何關於我方打算怎麼做的文字。寫的人要把自己當成在寫一份公開的產業動態。如果這一頁明天被轉到公司外面，不應該造成任何困擾。
第二層是完整報告的正文，包含我們對對手動作的解讀、把握程度、相反證據。讀者限於這個專案的成員，以及需要依報告做決定的主管。
這一層放在有存取紀錄的共用空間，不用附件寄送。需要給非成員看時，由專案負責人開個別權限，並在名單上記一筆。名單每季檢查一次，移除已經不需要的人。
轉寄規則是可以引用結論，不可以轉貼原文或截圖。同事在其他會議需要用到，就用自己的話寫一句，並註明來源是哪一份報告，讓想看全文的人回頭找負責人。
第三層是決策表與回應計畫，寫著我們選了哪個選項、什麼時候動、預算多少。這一層只給做決定的人與負責執行的人，通常不超過五位。
這份文件與第二層的報告分開存放。常見的錯誤是把決策表放在報告的最後一章，結果所有能看報告的人都看得到我們的下一步。拆成兩個檔案，權限才分得開。
第三層在計畫執行完畢後可以降級。動作已經公開，就沒有保密的必要，這時把它移到第二層存檔，供日後復盤使用。
不確定一段內容該放哪一層時，用下面的對照判斷。
最後一條最常用到。寫報告的人習慣把事實、推論、建議寫在同一段，這樣整份都得歸到最高層，其他人就看不到本來可以分享的事實。寫作時就分開，是成本最低的做法。
外包夥伴預設只給第一層。確實需要第二層的內容時，給與他工作相關的章節，不給全文，並在合作文件中寫明保密義務。保密條款的寫法與效力，需交由律師確認。
新進同事前三個月給第一層與自己專案的第二層。這不代表不信任，只是他還不清楚哪些內容在業界比較敏感，等熟悉之後再開放。
離職是最容易漏掉的環節。交接清單要加上一項：移除所有情報文件的存取權，並確認個人裝置上沒有留存副本。這件事由直屬主管在最後工作日前完成，不要留給資訊人員事後處理。
還有一種情況要特別寫出來：從對手那裡跳槽過來的新同事。我們不向他詢問前公司的非公開資訊，也不把他的說法寫進任何情報文件。他帶來的產業經驗可以用，前東家的內部資料不行。這條界線涉及營業秘密，細節需由律師確認。
事情發生時，照下面的順序做。重點是先止住流通，再弄清楚範圍，最後才談責任。
上個月那次事件，我們在第二步就確認了外流的只有一張表與一句註記，群組裡的廠商沒有回應。處理到第四步結束。第五步的檢討結果就是這份備忘。
我們沒有懲處那位同事。規則原本只存在大家的默契裡，沒有寫下來。寫下來之後再發生，才有討論責任的基礎。
備忘草稿在團隊內傳閱時，收到的提問集中在四件事。答覆一併列在這裡，日後有新同事加入，可以直接讀這一節。
問：開會時把第二層的報告投影出來，算不算分享。答：算。與會者如果有非專案成員，投影前先切到第一層的摘要頁，或者只講結論不開檔案。會議錄影同樣適用，錄影檔的觀看權限要比照文件的層級設定。
問：客戶問到對手，我可以說什麼。答：可以說第一層的事實，例如對手公開的方案內容，並請客戶以對手官網為準。不要說我們對對手的評價，也不要說對手的弱點。在客戶面前批評同業，客戶記住的通常是我們的態度，不是那個弱點。
問：把報告內容貼到 AI 工具請它幫忙摘要可以嗎。答：第一層可以。第二層與第三層要先確認該工具的資料處理方式，公司是否有核准的版本。沒有核准的工具，不貼入任何含我方判斷的內容。這一條會隨公司的工具政策更新。
問：我不確定某份文件是哪一層。答：先當第三層處理，再問專案負責人。寧可多問一次，不要自己判斷後轉出去。負責人收到詢問要在一個工作天內回覆，不能讓同事因為等不到答案而自己決定。
規則寫完會慢慢失效，所以排了每季一次的檢查，由專案負責人花一小時完成。檢查三件事：存取名單上有沒有已經調離或離職的人，第三層有沒有已經執行完畢、可以降級的文件，以及上一季有沒有發生轉寄爭議、規則需不需要補充。
檢查結果寫成三行，貼在第一層的共用空間。全公司都看得到名單被維護過，這本身就是一種提醒。
五人以下的團隊不需要三層。所有人都參與決策，分層只是增加手續。這種規模只要守住一條：情報文件不對外轉貼，就已經足夠。
另一個極端是受嚴格法規管理的產業，例如上市公司涉及重大訊息的情況。那類資訊有專門的法遵要求，遠比本備忘嚴格，必須依公司法遵單位與外部律師的指示處理，不能套用這裡的簡化分層。