收件人：總經理、業務副總、財務主管。主旨：下一檔海外建案的行銷預算節奏調整建議。以下為備忘全文，已去除可辨識的專案資訊，供內部討論使用。
不該全數集中。海外置產的買方從第一次接觸到簽約，常常需要幾個月，預算在首月花完，等於在多數買方還沒準備好做決定時就停止對話。建議把預算分成開案前、開案期、開案後三段，並保留一筆專門用於培育既有名單的費用。
這份備忘的依據是上一檔專案的回顧。該專案是一個位於東歐的預售公寓案，由我們公司負責亞洲區的銷售。以下先說明發生了什麼，再提出建議。
上一檔的行銷預算，絕大部分排在開案後的四週內。項目包括一場大型說明會、兩波密集的廣告投放、數篇媒體合作，以及開案活動的場地與製作費。
第五週起，廣告停止，內容更新停止，行銷同仁轉去支援另一個專案。業務手上留著開案期累積的名單，靠電話與訊息自行跟進。當時的想法是，名單已經進來了，後面是業務的事。
開案期的名單量很可觀，說明會也坐滿了。簽約多數發生在前六週，這部分符合預期。
問題出在第七週之後。業務回報，很多客人說還在考慮、要跟家人討論、要等一筆資金到位。這些都是正常的理由。但從第七週起，我們沒有任何新的內容可以寄給他們，沒有新的說明會可以邀請，沒有工程進度可以更新。業務每次聯絡，只能問同一句話，您考慮得怎麼樣了。
三個月後清點，開案期名單裡有一大群人停在「有興趣但未決定」的狀態，之後再也沒有往前。其中幾位後來向同業買了別的海外物件。業務事後去問，對方的回答很一致，後來你們就沒消息了，另一家一直有在更新。
國內建案的買方可以在一兩週內看完現場、比完鄰近的案子、談完價格。開案熱度帶來的急迫感，確實能推動成交。預算集中在首月有它的道理。
海外案的買方多了幾件事要處理。他看不到現場，要靠資料建立信任。他要弄懂另一個國家的產權、稅務與貸款。他要說服家人。他可能要等定存到期或另一筆資產處分。這些事情每一件都要花時間，而且不會因為我們的廣告打得兇就變快。
所以首月的預算主要打動的是早就準備好的那一小群人。其餘的人需要的是之後幾個月持續、穩定的資訊供應，上一檔在這一段留了空白。
以下只談原則與比重的方向，實際金額由財務依專案規模試算。
另外建議獨立編列一筆名單培育費用，不與廣告預算合併。合併的結果一定是被廣告吃掉，因為廣告的數字每天看得到，培育的效果要幾個月才顯現。
這些工作單項的費用都不高，需要的是行銷同仁在開案後繼續留在專案上。這一點要請業務副總與我一起協調人力，上一檔行銷在第五週就被調走，是名單斷線的直接原因。
第一個疑慮是，開案期的預算降下來，首月業績會不會掉。會有影響，這一點要先講明。我們的判斷是，被砍掉的是曝光類項目，對合格名單的影響有限。可以在下一檔保留說明會與主要廣告不動，只先移出一次性曝光的費用來試。
第二個疑慮是，開案後的小額持續支出怎麼驗收。驗收不看當月成交，看名單的移動。每個月統計，有多少組名單從未決定往前走了一步，例如參加了線上說明、提出了新問題、約了第二次會議。也統計有多少組明確表示不考慮。兩種移動都算成果，停著不動的才是問題。
第三個疑慮是，專案拉長，總成本會不會增加。建議以總預算不變為前提來試行，只調整節奏，不追加金額。試行一檔之後，再用兩檔的名單轉換狀況來比較。
名單的狀態欄位要統一。目前每位業務用自己的方式備註，行銷無法知道誰卡在哪裡。建議改成固定選項，包含未決定的原因分類與下次聯絡日期。
業務要把客人的提問回報給行銷。這是開案後內容的主要來源。上一檔業務其實收到很多好問題，只是沒有管道往回傳。建議每週用十分鐘的固定時段口頭回報，由行銷紀錄。
業務也要接受一件事，開案後的名單不全是自己一個人在追。行銷寄出的更新與邀請，是在替業務的下一通電話製造理由。兩邊要先講好誰在什麼時候聯絡，避免同一位客人一天內收到兩種訊息。
開發商可能不同意。有些開發商的合約要求在特定期間內達到銷售目標，或者行銷補助只在開案期核銷。這要在簽代理合約時就談，合約條款的解讀請法務與外部律師確認。
培育內容如果寫得像廣告，效果會是負的。客人每個月收到一封催促信，只會退訂。內容必須是他本來就想知道的資訊。這一點對行銷同仁的要求比做開案活動更高。
所有對外的進度更新與說明，都不得對交屋時間、租金或價格做出承諾或暗示。涉及稅務、貸款與居留的內容，發出前要經過當地持牌專業人士確認。
建議設三個檢查點。開案前兩週，確認基礎內容是否完成，舊名單的預告是否寄出，收到了哪些提問。開案後第六週，確認行銷人力是否仍在專案上，名單狀態欄位的填寫率如何。開案後第四個月，做第一次完整的名單移動統計，並與上一檔同期的狀況對照。
每個檢查點由我負責彙整一頁報告，送交三位收件人。若第二個檢查點發現行銷人力已被調離，或狀態欄位填寫率偏低，就代表試行的前提不成立，屆時我會提出是否中止的建議。
物件數量很少、開案前已經被既有客戶預訂大半的案子不適用。這種案子不需要長期培育，預算集中甚至大幅縮減都合理。
成屋且買方可以很快完成交易的市場，決策週期比預售短，開案後段可以縮短，不必硬撐六個月。
公司同時只有一位行銷人力、且已被其他專案佔滿時，開案後段會做不出來。這種情況寧可把開案後的工作縮到只剩每月一則進度更新，也不要承諾一套做不到的計畫。以上建議，請於下次管理會議討論。