第一個月，雙方在視訊會議上談得很愉快。第六個月，雙方各自拿出一套完全不同的記憶。中間沒有人說謊，只是沒有人把話寫下來。以下照時間順序，還原這段合作是怎麼走到對不上帳的。
不建議。跨國合作牽涉語言、時差與人員異動，口頭約定在幾個月內就會出現各自表述。佣金條件、獨家範圍、行銷費用分攤、客戶歸屬這類事項，都應該在會後以書面確認，並由雙方有權限的人回覆同意。書面紀錄是日後對帳與釐清責任的唯一依據。
這裡說的書面確認，不一定是正式合約。一封條列清楚、對方明確回覆「同意」的電子郵件，就比一小時的通話可靠。至於這類紀錄在當地的法律效力，需由當地持牌律師確認。
以下為去識別化的方法示例。一家海外開發商的業務團隊，與亞洲某市場的在地代銷通路洽談合作。雙方開了三次視訊會議，由開發商的區域業務主管與通路的負責人對談，現場有口譯協助。
會議上談到四件事。佣金比例與支付時點、該通路在當地的銷售範圍、開發商會提供多少行銷支援、以及客戶重複登記時的歸屬原則。雙方都說沒問題，約好盡快開始。
會後沒有人寄出會議紀錄。開發商的主管認為正式合約會涵蓋，通路的負責人認為對方是大公司，講了就算數。正式合約後來簽了，但用的是開發商的標準範本，範本裡只有佣金比例，另外三件事都沒有寫進去。
通路開始投入。他們依照自己對「行銷支援」的理解，先墊付了說明會場地與廣告費用，預期之後可以向開發商請款。在他們的記憶裡，對方主管說過「行銷費用我們會支持」。
開發商這邊，主管記得自己說的是「我們會提供行銷素材與簡報支援」。兩句話在口譯的轉換之下，差了一個關鍵的詞。一方聽到的是費用，一方講的是素材。
同一時期，通路發現當地另一家業者也在賣同一個建案。他們以為自己談到的是獨家。開發商的理解是「優先合作」，並不排除其他通路。這個落差當時沒有人提，因為雙方都還在蜜月期，不想破壞氣氛。
開發商的區域業務主管調任其他市場，由新的主管接手。交接文件裡只有正式合約與一份客戶名單，沒有任何會議紀錄。
新主管讀完合約，認為雙方的權利義務就是合約上寫的那些。通路負責人來信提到先前談好的行銷費用，新主管回覆：合約中沒有這項約定。通路負責人很錯愕，回信寫了很長一段，描述當初會議上對方怎麼說。新主管無從查證。
這是整段合作的轉折點。人員異動在跨國業務裡很常見，口頭約定綁在個人記憶上，人走了，約定就跟著消失。
通路帶來的第一位買方完成簽約。請佣時，三個問題同時爆開。
三件事都曾在第一個月的會議上「談過」。沒有一件留下雙方確認的文字。雙方往來了數週的信件，最後以折衷方式處理，但通路此後不再主動推這個建案。開發商失去的是一個花了半年建立的在地管道。
四個時間點裡，第一個成本最低，效果最大。一封十五分鐘寫完的信，就能讓「費用」與「素材」的落差在第一週被發現。
很多團隊其實有寄會議紀錄，但寫成流水帳，對方不會細讀，更不會回覆。我們建議的格式只有三個區塊。
跨語言合作時，紀錄要用雙方約定的工作語言撰寫。有口譯參與的會議，更要在紀錄中把關鍵用詞寫明確。例如直接寫「開發商提供簡報與影片素材，不負擔場地與廣告費用」，讓語意沒有轉圜空間。
最容易卡住的是「請對方回覆」這一步。對方常常已讀不回。這時要追一次，並寫明「若於某日前未收到修改意見，我方將以此紀錄為準進行後續作業」。這句話的實際效力仍需由當地持牌律師判斷，但至少建立了一個可追溯的時間點。
第五項容易被忽略，後果卻最嚴重。通路在第一線面對買方，如果口頭對買方承諾了開發商沒有授權的條件，例如租金保證或回購安排，日後的爭議會直接落在開發商身上。這一項要在合作開始前就以書面劃清楚。
我們自己的顧問服務採全程文字溝通，原因之一就是留存。每一個需求、每一次範圍調整、每一項確認，都有時間戳記與原文可查。
這種做法有代價。文字溝通比較慢，也比較不容易建立親近感。在重視面對面關係的市場，完全不開會是不切實際的。比較可行的折衷是：會照開，話照講，但每次會後一定補一封確認信。口頭負責建立關係，文字負責留下約定。
讀到這裡，有些團隊會發現自己手上的合作正處於第二或第三個月的狀態，很多事都只有口頭談過。這時補救還來得及，做法是寄出一封「現況確認信」。
信的寫法要避免讓對方覺得被質疑。開頭可以說明目的，是為了讓雙方團隊的新成員都能掌握合作內容。接著照前面那七類事項，逐項寫出我方目前的理解，並請對方就每一項回覆同意或提出不同的理解。
對方的回覆如果與我方理解不同，這正是這封信的價值所在。落差在還沒有成交、還沒有金額爭議的時候被發現，雙方比較容易心平氣和地談。等到請佣時才發現，每一個落差背後都是錢，就很難談了。
確認信的往來完成後，把結果整理成一份文件，與合約放在同一個資料夾，並明確指定由誰負責維護。之後每次有新的約定或調整，都更新這份文件並標註日期。若雙方認為有必要，再請律師評估是否以正式的合約增補處理。
內部也要補一條規則。凡是對外的口頭約定，在取得對方書面確認之前，業務不得據以對買方或其他通路做出承諾。這條規則會讓業務覺得綁手綁腳，但它能擋下最貴的那一類錯誤。
雙方若已有完整的正式合約，並且合約明訂所有修改須以書面增補的方式進行，那麼應依合約規定的程序辦理，會議紀錄不能取代合約增補。
另外，本文是合作管理方法的說明，不構成法律意見。書面紀錄的證據效力、佣金爭議的處理方式與準據法的適用，均需交由當地持牌律師確認。