收件人：即將擔任顧問案窗口的同事。主旨：開案前請先讀完這一份。過去幾個合作案的摩擦，多半出在同一個地方，我們把顧問當成了可以派工的外包。以下把差別寫清楚，免得下一案重來一遍。
不適合。策略顧問交付的是判斷，例如該做什麼、不做什麼、先後順序與取捨依據。外包執行團隊交付的是產出，例如廣告素材、文章、程式或報表。兩者的驗收方式與責任歸屬不同，用派工的方式管理顧問，會得到一份什麼都做一點、卻沒有判斷的交付。
先把兩個詞講清楚。顧問服務，指對方依其專業對你的問題提出診斷與建議，由你決定是否採用並自行執行。外包執行，指你已經決定要做什麼，請對方依規格完成。前者買的是判斷，後者買的是人力與技術。
回顧先前的案子，摩擦有固定的樣子。以下是去識別化的整理。
場景一。開案會議上，我方直接交出一張待辦清單，上面列了十幾項工作，請顧問報工時。顧問回覆：清單上有一半的項目，在還沒確認目標之前不建議做。我方的反應是：我們付錢請你來，為什麼不照做。
場景二。顧問交付了一份策略文件，裡面建議停掉兩個進行中的專案。我方主管問：那誰來執行後續。顧問說明執行不在合約範圍。主管覺得錢花了卻沒人做事。
場景三。專案中途，我方陸續加入臨時需求，請顧問幫忙看簡報、改文案、回覆客戶信件。顧問一開始幫了，後來主要交付延遲，雙方都認為是對方的問題。
三個場景的根源相同。我方沒有分清楚自己缺的是判斷還是人手，就先把人找來了。
第四點最常被誤會。顧問的建議我方可以不採用，這是我方的權利，也是我方的責任。執行結果不如預期時，要先檢查我方是照建議做了，還是只挑了容易的部分做。
請窗口在提出需求前，先回答下面幾題。這幾題我會在簽核時看。
第一題答案是後者的話，應該找的是執行團隊或增聘人力，不要找顧問。第二題答案是否定的話，顧問案的價值會大打折扣，因為結論已經預設好了。第三題沒有人選的話，交付文件會躺在資料夾裡。
過去我們寫需求的方式是列工作項目。之後請改成寫決策題目。差別如下。
原本的寫法：「請協助規劃明年度的海外市場行銷活動，包含社群、廣告與活動。」這句話已經預設了要做社群、廣告與活動，顧問只能在框框裡填內容。
改寫後：「明年度的海外市場預算有限，我們要決定集中在一個市場還是分散到三個市場。請依公開資料與我們提供的內部數據，提出建議與判斷依據。」這句話留了空間給判斷，也講明了我方要做的決定。
寫決策題目時，請附上三項資訊：決定的期限、已經確定不能動的限制條件、以及我方目前傾向的選項。第三項要老實寫。顧問知道我方的傾向，才能針對性地檢驗它，而不是事後才發現雙方的前提不同。
每個顧問案開始前，請與對方共同完成一張分工表，附在合約或確認信後面。表上至少有以下幾列。
「不在範圍內」那一列最重要。寫出來的當下會有點尷尬，但可以省掉中途的大量爭執。場景三的問題，就是這一列當初沒有寫。
顧問案結束不代表事情結束。收到交付文件後，窗口要在兩週內完成三件事。
第一，安排決策者親自讀文件。轉述會掉資訊，尤其是限制條件與不確定的部分。決策者讀完後，請他以書面回覆：採用哪些建議、不採用哪些、理由是什麼。
第二，把採用的建議轉成內部的執行計畫，指定負責人與期限。這一步是我方的工作。如果需要外部人力，這時才去找外包團隊，並把顧問文件裡的相關段落當成規格依據。
第三，設定回頭檢查的日期。顧問的建議通常附有前提，例如市場狀況、預算水位、對手動向。前提變了，建議就要重新評估。請在行事曆上訂下複查日。
第一個問題：顧問只給建議，不幫忙做，這樣划算嗎。我的回答是看你缺什麼。方向錯了，執行越快損失越大。如果方向已經很確定，只是缺人做，那確實不需要顧問。
第二個問題：能不能找一家同時給建議也負責執行的。可以，市場上有這種服務。但要留意一件事，同時賣執行的顧問，其建議有可能偏向自己能執行的方案。這不代表對方不專業，只是我方在讀建議時要多問一句：如果不由你們執行，你還會這樣建議嗎。
開案之後，窗口的工作是讓資訊流得順，盯進度反而是次要的。請固定做三件事。
第一，集中提問。內部同事對顧問有問題，請統一交給窗口彙整，每週一次以文字送出。零散的即時訊息會打斷對方的判讀工作，也讓我方自己搞不清楚哪些問題已經問過。
第二，準時給資料。顧問案延遲的原因，有很大一部分出在我方資料晚給、給錯版本或給了卻沒有說明欄位定義。資料交出去之前，請窗口自己先打開看一次，確認對方不需要再回頭問三次才能用。
第三，記錄範圍變動。任何新增或取消的項目，都要用文字確認，並寫明對時程與費用的影響。口頭說一句「順便幫我看一下」，就是場景三的起點。
顧問案的成效不容易量，但可以在結案時問自己四個問題。我們是否做了一個原本做不出來的決定。我們是否停掉了一件原本會繼續花錢的事。決策者是否能用自己的話說出判斷的依據。半年後回頭看，當初的前提是否有被驗證或推翻的紀錄。
四題裡有兩題答得出來，這個案子大致就有價值。如果四題都答不出來，先別急著怪顧問，回頭檢查開案時的決策題目是否寫清楚，以及交付文件是否真的有人讀完。
請把這四題的答案寫成半頁的結案紀錄，存在專案資料夾。下一位窗口接手新案時，這份紀錄比任何簡報都有用。
需求已經有明確規格、只差人力與技術完成時，請直接走外包採購流程，不需要套用這裡的決策題目寫法。
另外，涉及法律、稅務、會計簽證等需要持牌資格的事項，應委託具備相應資格的專業人士，其責任範圍由相關法規與委任契約界定，與一般策略顧問的定位不同。