多數品牌的問題不是資產太少，而是沒有人知道總共有哪些、誰在維護、以及哪些其實已經沒有人在用了。
品牌資產這個詞聽起來抽象，但盤點時要面對的東西非常具體：所有印著你名字的檔案、頁面、帳號與素材。一家運作五年的公司，這些東西的數量通常遠超過內部估計，因為每一次活動、每一次改版、每一個離職的同事都留下了一些。沒有盤點過的品牌，實際上是在用一堆自己也不清楚的東西在對外溝通。
不盤點的代價有三種。第一是不一致，舊版素材仍然在流通，客戶接觸到的是三年前的說法。第二是風險，某些帳號的管理權限在已經離職的人手上，或某些頁面掛著已經失效的資訊。第三是浪費，同一份素材被重複製作了好幾次，因為沒有人知道已經有了。
第六項是最容易出事卻最少被檢查的一項。網域忘記續約、商標到期未展延、或是使用了超出授權範圍的字體與圖片，這三件事各自都可能造成遠大於盤點成本的損失。而它們的共同特徵是平時完全沒有徵兆，出事時已經來不及。
盤點之後會發現大量老舊的東西，此時需要一個判斷標準，否則很容易變成什麼都捨不得刪。我們使用的標準有三個：過去十二個月有沒有被實際使用、內容是否仍然正確、以及維護它的成本是多少。三題的答案組合起來，去留通常就很清楚。
要注意的是不使用不等於該刪除。有些資產屬於歷史紀錄，例如過去的專案頁面或活動紀錄，它們仍然承載外部連結與搜尋流量，直接刪除會損失既有的信用。這類資產的正確處理是保留但明確標註時間，例如在頁面上加一行說明此為某年度的紀錄，而不是讓讀者誤以為是現況。
第一項通常是阻力最大的，因為它牽涉到人。實務上建議不要用交出來的說法，而是用建立備援的說法：每一個帳號都應該至少有兩個人可以存取，以免單一窗口請假或離職時無法處理。這個框架比較容易被接受，達成的效果卻是一樣的。
建議每年一次，安排在年度規劃之前，因為盤點的結果會直接影響明年的資源配置。第一次通常需要兩到三個工作天，之後每年只需要半天，因為你只是在更新一份既有的清單。把清單放在共用的位置並指定一位維護人，這件事就不會又變成一年一度的考古工作。
方法上建議從外往內做，也就是先用搜尋引擎搜尋自己的品牌名，把所有出現的頁面列出來，再回頭對照內部的紀錄。這個順序會讓你發現一些內部已經遺忘、但外部仍然看得到的東西，而那些正是最需要處理的部分。純粹從內部資料夾開始盤點，往往會漏掉最重要的一批。
最後想說的是，品牌資產盤點的價值不只在整理，更在於它會逼你面對一個問題：這些東西加起來，對外呈現的是不是同一個品牌。多數人在第一次盤點完成後的反應都是驚訝，因為攤開來看才發現，客戶眼中的你可能比你以為的還要零散。
如果公司規模不大，六類資產可以壓縮成一頁的清單，重點只放在三件事：所有對外帳號與其權限、所有仍然可以被搜尋到的頁面、以及所有有到期日的項目。這三項是風險最高也最容易出事的部分，其餘的素材與說法可以在需要時再處理。一頁的清單維護成本極低，卻能擋掉大部分的意外。
實務上建議把這一頁放在公司共用文件的最上層，並且在每次新增任何對外帳號或頁面時順手加上一行。養成這個習慣之後，年度盤點就會從一次考古變成一次確認，時間從三天縮短到一小時。多數團隊的問題不是不願意整理，而是整理完之後沒有維持的機制，於是一年後又回到原點。
另一個容易出問題的環節是與外部設計師、代理商或開發商合作時的資產歸屬。合作結束後，原始檔案在誰手上、字體與圖片的授權是登記在誰名下、網域與主機的帳號由誰持有，這些如果沒有在合約中明確約定，通常會在你想更換合作對象時才浮現，而那時候談判的位置最不利。
建議在每次外部合作的合約中加入三條：所有為本專案製作的原始檔案於結案時交付、任何第三方授權以委託方名義取得、以及所有帳號的最高權限由委託方持有。這三條的成本幾乎是零，卻能避免日後最麻煩的一類糾紛。已經合作過但沒有約定的，也可以在下一次續約時補上。
最後補一個判斷優先順序的方式：如果盤點之後發現要處理的事情太多，先做那些一旦出事就無法補救的項目，也就是有到期日的與權限在外部的。內容不一致或素材版本混亂雖然也是問題，但它們隨時可以補；網域被別人註冊走或商標被撤銷，就不是努力可以挽回的。這個順序看起來理所當然，實務上卻經常被顛倒。