成立年份官網寫一個、名片簡介寫另一個、媒體採訪又出現第三個；服務項目在提案簡報、社群自介與平台商家資料上各有版本。這種不一致不是誰寫錯，而是缺一張所有人都照著寫的事實主表。以下用比較的方式說明怎麼建。
答案是：建立一張「對外事實主表」，把公司所有會被對外引用的基本事實，例如公司名稱、成立時間、服務項目、團隊資歷、服務地區、價格結構、聯絡方式，各自只定一個正式寫法，並記錄這個寫法的依據、誰負責、最後確認日期，以及在字數受限時可以使用的簡短變體。所有對外文字，從官網、簡報、名片到平台資料，都從主表複製，而不是各自改寫。主表本身不需要系統，一份多人可讀、少數人可改的試算表就足夠。
要建立主表，先要理解不一致是怎麼產生的。我們觀察過不少中小型公司，發現「同一件事有三種說法」多半來自三個不同的源頭，各有各的合理性：
三種來源的處理方式不同。歷史版本要找出並汰換；情境改寫要判斷哪些改寫可以被保留為正式變體；口徑差異則需要一次跨部門的裁決，因為它牽涉到公司到底要對外承諾什麼。
以下用一個虛構的例子說明比較的方法。假設某顧問公司的「團隊資歷」在外部出現三種說法：
比較時請逐一問三個問題。第一，這個說法有沒有可查證的依據？版本甲說「超過十年」，如果團隊中確實有人有十一年經驗，那是成立的，但它模糊了是誰、做什麼。版本乙的「累計三十年」是把多人年資相加，技術上可能成立，但讀者容易誤解為公司成立三十年，屬於容易誤導的寫法。版本丙的「數百家企業」若無法提出紀錄，就屬於無法驗證的說法，應該刪除。
第二，這個說法對讀者的判斷有沒有幫助？模糊的年資對讀者幫助有限，拆開寫成每位成員各自的專長年資，反而更有說服力，例如「十一年海外房地產顧問經驗、操盤八十個以上品牌的企業經理人、十三年履歷健檢與面試輔導經驗」。第三，這個說法會不會在不同場合產生矛盾？一旦定下以個人年資分列的寫法，就不能在另一個場合改用累計年資，否則讀者會對不上。
經過比較，主表上的正式寫法就是分列個人年資的版本，版本乙的累計寫法被標註為「不建議使用」，版本丙的數百家則直接汰除。
主表的每一列是一項事實，建議至少包含以下欄位：
其中「禁止寫法」欄位特別實用。很多不一致之所以一再出現，是因為舊的說法仍躺在某份簡報或某個資料夾裡，新人找資料時順手複製。把禁止寫法明確列出，等於給所有人一張黑名單，檢查時也可以用搜尋功能在各處文件中找出來替換。
初次建表時，建議不要追求一次涵蓋所有事實。先從最常被外部引用的十到十五項開始，通常是公司名稱與簡稱、一句話介紹、服務項目與各自的一句說明、團隊資歷、服務地區、收費結構、聯絡方式與回覆時間。這十幾項處理完，大約已涵蓋對外文字中八成以上的事實性內容，其餘項目可以在後續遇到時再補進主表。
主表的存放位置也要考慮。它應該放在所有會撰寫對外文字的人都能找到的地方，並在新人報到時就告知；若散落在某位主管的個人資料夾，就算內容再完整，也無法發揮作用。權限上建議全員可讀、只有各列負責人可改，修改時留下修改紀錄。
事實主表最容易卡住的，是遇到口徑差異時由誰拍板。例如服務範圍要不要包含轉介出去的項目，業務希望寫進去，因為這讓服務看起來完整；交付團隊反對，因為客戶會以為這些項目也由公司負責。這種爭議如果每次都開會討論，主表永遠建不完。
建議在建立主表之前，先約定一條裁決原則：對外事實以「公司能對每一位客戶兌現」為準，無法兌現的寫法不進入正式版本，可以進入說明文字，例如「涉及稅務與法律的部分，我們協助整理問題並轉介當地專業人士」。有了這條原則，大多數爭議都能在五分鐘內解決，只有少數真正涉及經營方向的事，才需要上升到老闆。
主表建好後，維護比建立更重要。建議的節奏是每季由主表負責人檢查一次「最後確認日期」超過三個月的項目，逐一確認是否仍然正確。另外，任何會影響對外事實的內部變動，例如新增服務、調整價格、團隊成員異動，都應該在變動當週同步更新主表，並通知負責官網、社群、業務文件的人。
稽核的方法很直接：每半年挑一項事實，例如服務項目，實際去官網、平台商家頁、最新簡報、社群自介、名片各看一次，比對是否都與主表一致。不一致的地方記錄下來，找出是哪個環節沒有同步。這個動作通常只需要一到兩小時，卻能發現許多累積的偏差。
主表能管理的是公司自己控制的文字，對於外部媒體報導、第三方平台上的評論、合作夥伴自行撰寫的介紹，則只能透過主動提供正確資訊來影響。實務上，我們會把主表中的正式寫法整理成一頁「對外基本資料」，在接受採訪或與合作夥伴合作時主動提供，降低對方自行改寫的機會；但已經刊出的內容，是否更正取決於對方，不宜期待全部修正。
另外，主表不是文案。它規定的是事實，而不是語氣與風格。行銷人員在主表的基礎上仍然可以發揮創意，只要不改動事實本身即可。把事實與表達分開，是主表能被行銷團隊接受的關鍵。這種主表的建立，也常是銘望顧問所企業顧問專案初期的工作之一，因為在對外說法統一之前，任何品牌調整都很難被衡量。