面試後沒消息，應該等多久再跟進，跟進幾次？
以對方承諾的回覆日為準，過了兩個工作天再寄第一封。對方沒給日期時，等五到七個工作天。總共跟進三次，每次間隔拉長，第三封明確說明自己的時程後就停止。每一封都要帶一項新資訊，不只是問結果。
這份備忘是我們在文字溝通中寫給候選人的內部文件，經她同意後去識別化。她應徵一家消費品公司的品牌行銷總監，三關都面完，最後一關的面試官說下週會通知。那是十二天前的事。
妳昨晚寫的那封信我讀了。信裡有一句「不知道是不是我哪裡表現不好」，還有一句「如果不合適也請直接告訴我」。這兩句請刪掉。原因寫在下面。
為什麼那封草稿不能寄？
那封信把妳的位置放低了。妳應徵的是總監。總監每天要追廣告代理商、追通路、追跨部門的進度。招募方會從妳怎麼追這件事，看妳平常怎麼追別人。
「是不是我表現不好」是請對方安撫妳。「不合適請直接告訴我」是替對方把拒絕的話先寫好。兩句都沒有給對方任何理由回信。
另一個問題是收件人。妳打算寄給最後一關的總經理。跟進信應該寄給流程的負責窗口，也就是人資或獵頭。越級去問，窗口會難做，總經理也多半會把信轉回給人資。
沉默通常代表哪四種情況？
在妳做任何解讀之前，先看這四種可能。它們出現的頻率都不低，從外面分辨不出來。
- 內部流程卡住：核決的人出差、預算要重新簽核、職缺的職等還在討論
- 妳是第二順位：公司已向另一位候選人提出條件，在等對方回覆
- 職缺有變動：組織調整、職缺凍結或改成內部調任
- 窗口本身出狀況：承辦人休假、離職或手上案件太多
四種裡只有第二種與妳的表現有關，而且第二順位仍然是活的。我們陪過的候選人裡，有人在沉默三週後拿到錄取，原因正是第一順位沒有接受。
這四種情況的共同點是，妳寄信問不出真正的原因。窗口不會告訴妳妳是備選。所以跟進信的目的要換一個：讓對方記得妳、方便回覆妳，並且讓妳自己拿到可以規劃的資訊。
妳在信裡問我，會不會是第三關最後那個問題答壞了。有可能，也可能完全無關。我們手上沒有任何資訊可以判斷。在沒有資訊的地方反覆推理，只會消耗妳下一場面試需要的精神。
三封跟進信的時間與內容怎麼安排？
下面是時程。日期從最後一關面試那天起算，妳現在已經在第一封的時間點上。
- 第一封，承諾日過後兩個工作天：確認流程的下一步與預計時間，附上一項面試時答應補充的資料
- 第二封，第一封之後七個工作天：提供一項新資訊，例如與職務相關的近期成果，並再次詢問時程
- 第三封，第二封之後七到十個工作天：說明自己的決策時程，請對方在某日前告知是否仍在流程中
- 第三封之後：不再寄信，把這個機會標記為暫停，繼續其他機會
第一封妳有現成的材料。第三關時，總經理問過妳會怎麼評估一檔品牌活動的成效，妳說可以整理一頁架構給他。這一頁妳還沒寄。把它做出來，當作第一封信的附件。
注意那一頁的內容。只寫方法與判斷順序，不放前公司的數字、客戶名稱與未公開的活動資料。一頁就好。它的作用是讓妳的信有被打開的理由。
第一封信的定稿是什麼樣子？
全文五句，寄給人資窗口，副本不加任何人。
第一句：感謝上次安排與總經理的面談。第二句：面談時提到的成效評估架構，我整理成一頁，隨信附上。第三句：想確認目前流程的進度，以及預計的回覆時間。第四句：我這邊的時間安排有彈性，若需要補充任何資料請告訴我。第五句：署名與電話。
信裡沒有「打擾了」，沒有「不好意思」，沒有猜測。主旨寫職缺名稱加上妳的姓名與「面談後補充資料」。窗口在信箱裡搜尋時找得到。
寄出的時間選在週二到週四的上午。週一窗口在清信，週五的信容易被留到下週。這是細節，但窗口手上同時有十幾個職缺。
寄出之後請不要每小時刷信箱。妳可以替自己訂一個檢查信件的固定時間，例如每天中午與傍晚各一次。聽起來是小事，但我們看過不少資深候選人，在等待的那兩週把手上的正職工作也做壞了。
如果對方回了一封「還在評估中」，接下來怎麼辦？
這是最常見的回覆。它確認了一件事：流程還在，妳沒有被拒絕。它沒有告訴妳時間。
回信只做一件事，把時間問出來。寫法是：謝謝告知。方便讓我知道大約哪一週會有進一步消息嗎，我好安排手上的其他行程。這句話合理，也暗示了妳有其他安排，但沒有施壓。
對方如果給了日期，就以新的日期重新起算，第二封信順延。對方如果還是說不確定，照原訂節奏寄第二封。
會議上我們被問過很多次：可不可以直接打電話。可以打給獵頭。對企業內部的人資，除非對方先前主動用電話聯絡妳，否則用信。電話讓對方必須當場回應一個他沒有答案的問題。
第三封信裡的「決策時程」要怎麼寫才不像最後通牒？
前提是時程必須是真的。妳手上另一家公司已經進到第二關，這就是真實的時程。沒有的事不要寫，窗口與獵頭之間常互通消息。
寫法是陳述，不比較。例如：我目前有其他流程在進行，預計在某月某日前後需要做決定。貴公司的職務仍是我優先考慮的機會，若方便，希望在那之前了解我是否仍在評估名單中。
不寫對方公司的名稱，不寫對方開的條件，不寫「否則我只好」。這封信之後，不論有沒有回覆，都停下來。寄第四封不會提高回覆的機會，只會在對方的紀錄裡留下一個不好處理的印象。
等待的這三週，妳自己這邊該做什麼？
妳把所有的注意力都放在這一家，這是妳昨晚寫出那封信的真正原因。請把等待變成有進度的三週。
- 另外兩個進行中的機會，各推進一步，不因為等這一家而放慢
- 把三關面試中被問到的問題全部寫下來，標出答得不好的三題並重寫
- 在投遞追蹤紀錄裡，記下這家公司每一次聯絡的日期與內容
- 設定一個日期，過了那天就把這個機會從主要選項移到備選
- 不在社群上發任何與求職或這家公司有關的內容
第二項最有價值。妳說第三關被問到預算被砍一半時會先停哪一塊，妳答得很散。這題下一家也會問。現在重寫，比等結果有用。
第四項是給妳自己的界線。日期由妳定，我的建議是第三封信寄出後的第十個工作天。過了那天，這家公司如果回來，妳依當時的情況再評估，不必覺得虧欠。
這份備忘在哪些情況下不適用？
透過獵頭進行的職缺，跟進的對象是獵頭，節奏可以密一些，也可以直接問自己的排序。獵頭有動機告訴妳實話，這份備忘裡的保守寫法不必照搬。
招募方已經明確說明流程會暫停一段時間，例如等待年度預算，就依對方給的時間點行事，不必寄三封信。公部門與學術機構的甄選有固定的公告程序，跟進通常沒有作用。
還有一種情況：對方在面試過程中已經出現多次不回覆、臨時改期、說法前後不一。這時沉默本身就是關於這家公司的資訊。這份備忘能幫妳把跟進做得得體，無法讓一個不打算回覆的組織回覆，也不保證任何結果。