職稱與實際職責不符時，履歷上應該怎麼寫？
保留正式職稱不改動，在旁邊用括號加上一個市場通用的對照說法，再用職責範圍的三個事實讓讀的人自行定位。職稱是公司內部給的名字，各家標準不同。讀履歷的人需要的是換算，你把換算的依據寫出來，他就不必用猜的。
所謂對照職稱，是用求才市場上普遍理解的說法，說明你的職位大致相當於哪一個層級。它是註解，不能取代正式職稱。這位業務主管的正式職稱是業務副總經理，實際上帶四位業務，向總經理匯報。以下逐項說明我們遇到的誤判。
誤判一：職稱越大，履歷越有競爭力嗎？
在中大型企業的人資眼中，副總經理代表管理數個部門、負責一整條事業線的人。他應徵的是業務經理與資深經理的職缺。人資看到副總來投經理，第一個反應是資歷過高，第二個反應是薪資談不攏，第三個反應是這個人為什麼願意降這麼多。三個反應都導向不約談。
頭銜過大造成的損害比頭銜過小更難補救。頭銜小，讀的人會往下看內容。頭銜大，履歷在第一行就被歸類了。他在小公司得到的頭銜，一部分是為了方便對外拜訪客戶，這在業務職很常見。讀的人並不知道。
誤判二：既然不符，直接把職稱改成合理的就好嗎？
不能改。正式職稱是可以被查核的事實。資歷查核時，前公司人資確認的職稱若與履歷不同，無論你是改大還是改小，都會被記為不一致。改小出於好意，在查核報告上看起來一樣是資料不實。
他的履歷後來寫成：業務副總經理，後面括號註明相當於業務部門主管，帶領四人團隊，向總經理匯報。正式職稱一字未動，層級由括號與事實交代。履歷內容的真實性可能涉及聘僱上的法律效果，有疑慮時請向持牌專業人士確認。
線上人力平台的職稱欄位若無法加括號，就把對照說法放進工作內容的第一行。欄位有限制，資訊的順序可以自己安排。
誤判三：對照職稱可以自己隨意挑一個好聽的嗎？
對照職稱要有依據。我們用三個事實來定位：管幾個人、向誰匯報、對什麼有決定權。把這三項拿去比對目標職缺的說明，找出最接近的層級。
- 管幾個人：直屬人數與他們的職級
- 向誰匯報：直屬主管的職稱，以及與最高主管相隔幾層
- 決定什麼：報價權限、預算、用人，各自能決定到哪裡
- 負責多大的範圍：客戶類型、區域、產品線，以類別描述
他的三項事實對應到中大型企業，大約落在業務經理到資深經理之間。我們選用部門主管這個中性的說法，不直接寫相當於經理。原因是各家對經理的定義差距也大，部門主管加上人數，讀的人自己會換算。
誤判四：大企業裡職稱偏小的人，只能吃虧嗎？
同一時期我們處理另一位候選人，情況相反。她在一家跨國企業的職稱是資深專員，實際上獨立負責一個產品類別在整個區域的採購談判，往來的供應商窗口都是對方的處長級。投遞本土企業的經理職缺時，她被當成基層。
處理方式相同，方向相反。正式職稱保留，括號註明獨立負責的範圍，並在第一個條目寫出她的談判對象與決定權限。跨國企業的職稱普遍偏保守，許多人資知道這一點，前提是你給他線索。
她另外補了一行，說明所屬企業的職級架構中，資深專員之上是哪一級、之下有幾級。這行字只有十幾個字，卻讓讀的人知道她在梯子的哪一階。
誤判五：職責寫得夠多，讀的人就會自己看出層級嗎？
條目的數量無法說明層級，動詞才能。同樣是業務工作，寫執行、協助、支援，讀起來是基層。寫決定、核准、談定、負責，讀起來是主管。很多人條目寫了十幾項，動詞全是參與。
我們請他把每一個條目的動詞圈出來，再問一次：這件事是你決定的，還是你做的。他發現自己把核定報價寫成了協助報價作業，因為公司的表單上最後簽名的是總經理。實際的價格是他定的，總經理只是用印。
這種情況要照實寫出兩層：擬定並核定一定級距內的報價，級距以上提報總經理。寫清楚界線，比含糊地寫負責報價更可信，也回答了面試官一定會問的問題。
誤判六：面試時才解釋職稱的落差，來得及嗎？
來不及。落差若沒有在履歷上處理，你多半進不了面試。即使進了，面試官也會帶著疑問開場，前十分鐘都花在釐清你到底是什麼層級。
履歷處理過之後，面試中仍要準備一段三十秒的說明，在自我介紹時主動講。他的版本是：我的職稱是業務副總，公司規模三十人，這個頭銜主要用於對外拜訪。實際的工作是帶四位業務，負責公司全部的直銷客戶。
主動講的效果，遠勝於被問才講。被問才講，聽起來像被拆穿。主動講，聽起來像一個清楚自己位置的人。面試官通常會點頭，然後進入正題。
誤判七：推薦人與查核時，職稱的說法不需要另外對齊嗎？
需要。資歷查核會向前公司確認正式職稱與任職期間。你的履歷寫的是正式職稱加對照說明，推薦人也應該知道你用了哪一個對照說法。
他請前公司的總經理擔任推薦人，事先寄了履歷，並說明括號裡的寫法與用意。總經理在查核電話中被問到他的職責時，講的是帶四人業務團隊。兩邊一致，查核人員沒有追問。
公開的職涯個人檔案也要同步。很多人只改了履歷，線上的個人頁面仍是舊版。招募人員幾乎都會去看，兩處寫法不同就是另一個不一致。
處理職稱落差時，哪一步最容易卡住？
最卡的是當事人的情感。頭銜是多年努力換來的，在旁邊加一個比較小的對照說法，他覺得像是自己否定自己。他花了三天才同意。讓他改變想法的是一個簡單的測試：把原版與新版各投五個職缺，看哪一版有回音。
第二個卡點是找不到匯報關係的清楚說法。小公司常常是大家都向老闆報告。這時改寫合作關係：與哪些職能的主管平行、重大決定與誰一起做。
第三個卡點在歷任職稱的連續性。他在同一家公司從業務經理升到協理再到副總，四年內升了兩次。在中大型企業看來，這種速度並不尋常。我們在經歷下方加了一句，說明公司由十人成長到三十人，職稱隨組織擴張調整。有了脈絡，升遷就合理了。
修改後的履歷用什麼標準驗收？
驗收有四條。正式職稱與前公司的紀錄一字不差。讀的人只看職稱那一行與下方三句，能否說出他相當於哪一個層級。每個條目的動詞是否如實反映決定權。履歷、線上個人頁面、推薦人的說法三處是否一致。
交付文件除了履歷，還有一張職稱對照底稿。底稿列出歷任正式職稱、對照說法、三項定位事實與可佐證的人。這張底稿不對外，用途是讓他在任何場合被問到時，答案都相同。
這套職稱對照的寫法在什麼情況下不適用？
公務體系、醫療、法律、會計等有法定職稱或證照等級的領域，職稱有明確定義，不能加註自創的對照說法，照正式名稱填寫即可。
應徵對象與原公司規模、型態相近時，頭銜的意義雙方都懂，加括號反而多餘。這套做法是為跨規模、跨體系的轉職準備的，例如小公司到大企業，或跨國企業到本土企業。
職稱與實際職責的落差若大到涉及掛名，例如僅擔任名義上的負責人，情況牽涉法律責任，請先諮詢持牌專業人士。本文盤點的是寫法上的誤判，不保證面試或錄取結果。