我們給說明會團隊的第一條規則很短：散場當晚，不打電話。
這條規則常被質疑。業務主管會說，熱度最高就是今天。我們的回答是，今天最高的是情緒，不是決策條件。以下是情境示範。委託方是一家在台灣舉辦海外置產說明會的團隊，每場結束後都有一疊名單，業務各自挑看起來最熱的人打。幾個月下來，打得最勤的名單不一定走得最遠。我們協助他們改成一套分級卡與追蹤規則。
海外置產說明會結束後，名單應該怎麼分級？
依「決策條件成熟到哪裡」分級，而不是依現場熱度。我們看四件事：決策者是否到場、資金來源是否已經想過、時間表是否具體、是否提出了只有認真考慮的人才會問的問題。四件事都有，是第一級；只有興趣沒有條件，是第四級。分級決定的是下一步要做什麼，而不是誰比較值得打電話。
為什麼「現場看起來很熱」不能當分級依據？
現場熱度受很多事情影響。講者講得好、場地氣氛好、同桌的人一直點頭，都會讓人在問卷上勾「非常有興趣」。這些人回家跟家人一講，很可能就冷下來。
反過來，有些人整場很安靜，只在最後問了一個問題：「如果第三年想賣掉，當地有沒有限制外國人轉售？」這個問題代表他已經在想退場。這種人在熱度表上分數很低，在決策條件上卻走得很前面。
委託方原本的做法，是依問卷上的興趣分數排序。我們把那欄保留，但不再拿來分級。
分級卡上要記錄哪五個欄位？
每位與會者一張卡。卡片由現場接待的同事在散場後兩小時內填完，趁記憶還清楚。
| 欄位 | 記錄什麼 | 不要記錄什麼 |
|---|---|---|
| 同行者與決策者 | 誰一起來、誰在問問題、誰在做筆記 | 對外貌、年齡、穿著的推測 |
| 資金線索 | 對方主動提到的資金安排方式，例如自有資金或考慮貸款 | 對財力的猜測 |
| 時間表 | 對方說出的具體時間，例如子女出國年份、退休時點 | 業務自己的期待 |
| 關鍵提問 | 原話記下對方問的問題 | 業務對提問的評價 |
| 同意範圍 | 對方同意被聯絡的方式與用途 | 未經同意的其他聯絡管道 |
「不要記錄什麼」那一欄比「記錄什麼」更重要。分級卡會在團隊內流傳，主觀評語一旦寫上去，下一位接手的人就會帶著偏見打電話。
說明會本身要先改什麼，分級卡才填得出來？
分級卡需要線索，線索要在現場出現。委託方原本的說明會，講者講滿九十分鐘，最後十分鐘開放提問，很多人沒機會開口。這樣的場次，散場後能填的只有問卷。
我們建議做兩個調整。第一，把提問時間拆成兩段，一段放在市場概況之後，一段放在費用與流程之後。不同段落引出的問題不同，前者多半是好奇，後者多半是認真在算。第二，在座位上放一張提問卡，讓不習慣當眾發言的人寫下問題，散場時交給接待同事。很多關鍵提問是從這張卡上來的。
講者也要配合一件事：不在台上催促報名，不做限時優惠。現場壓力一大，與會者的回應會變得防衛，分級卡上就只剩客套話。
分級卡由誰填，誰來覆核？
由現場接待的同事填，而不是負責後續追蹤的業務。理由很簡單：業務有業績壓力，容易把自己想跟進的人分得比較高。接待同事比較中立，記錄的也比較接近原話。
主管當晚覆核一次，只看兩件事：判定條件有沒有對應的線索，主觀評語有沒有混進去。有疑問的卡片標記出來，隔天早上跟接待同事確認。覆核完成後，才把名單分派給業務。
四個等級各自的下一步是什麼？
| 等級 | 判定條件 | 下一步 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 第一級 | 決策者到場，資金、時間表、關鍵提問都有線索 | 約一對一會談，先寄會前問題清單 | 三個工作天內聯繫 |
| 第二級 | 有時間表或關鍵提問，但決策者沒到場 | 寄送可轉給家人看的書面資料，詢問是否安排家庭說明 | 一週內聯繫 |
| 第三級 | 有興趣，提出一般性問題，條件尚不明確 | 寄送對應問題的說明文章，邀請下一場主題說明會 | 兩週內寄出 |
| 第四級 | 只填問卷，沒有提問，或明確表示只是了解 | 依同意範圍寄送定期資訊，不主動電話聯繫 | 依例行頻率 |
第二級的處理方式是這套規則裡最常被修正的地方。委託方原本會一直打給到場的那一位，請他「回去跟家人討論」。我們改成直接提供一份可以轉給家人的資料，把說服的工作從到場者身上拿下來。
從第一天到第三十天，追蹤節奏怎麼排？
- 第零天，散場兩小時內：接待同事填完分級卡，主管當晚做第一次分級，只分級，不聯繫。
- 第一天：寄出統一的感謝信，附上當天簡報中可公開的資料與常見問題。所有等級都寄，內容相同。
- 第二到三天：第一級名單由指定業務聯繫，目的是約會談，不是介紹物件。
- 第四到七天：第二級名單寄出家庭版資料，三天後確認是否收到、是否需要說明。
- 第八到十四天：第三級名單依關鍵提問的類型，寄出對應的說明文章。
- 第十五到三十天：檢視所有名單的回應，依新資訊調整等級。升級要有新線索，降級也要寫下原因。
第三十天結束時，每位業務要交一份簡短紀錄：哪些人升級、哪些人降級、哪些人停止追蹤。這份紀錄是下一場說明會調整內容的依據。
什麼時候應該停止追蹤？
停止條件要先寫好，否則每位業務都會覺得「再打一次就好」。我們跟委託方約定四種情況：
- 對方明確表示不需要，或要求不要再聯絡。當天就停止，並依規定處理資料。
- 連續兩次聯繫沒有任何回應，改為只寄定期資訊，不再打電話或傳訊息。
- 對方的需求與委託方的服務不符，例如想找的是當地出租管理，而委託方不提供。這時轉介或說明，不硬留。
- 對方的時間表在一年以上，轉入長期名單，降低聯繫頻率。
停止追蹤不是失敗。它讓業務的時間回到真正有條件的名單上，也避免讓對方覺得被緊迫盯人，留下以後還願意回頭的空間。
名單資料要怎麼保存、什麼時候刪除？
說明會名單含有個人資料。台灣有個人資料保護法，蒐集時要告知用途，使用時不能超出告知範圍。分級卡上的資金線索與家庭狀況更敏感，存取權限應限縮在負責的業務與主管。
我們建議委託方訂出保存期限，例如停止追蹤一段時間後刪除或匿名處理，並留存刪除紀錄。具體期限與告知內容，請交由熟悉個資法的律師確認。若名單會傳給海外開發商或當地合作夥伴，跨境傳輸另有規範，更要先確認。
這些做法在哪些情況下不適用？
第一，小型說明會只有十幾位與會者，主講人自己就能記住每一位，分級卡可以簡化成一張表，不需要完整流程。第二，與會者大多是企業採購或法人代表，決策結構不是家庭，判定條件要改成預算核定流程與採購時程。第三，說明會本身以教育為主、不涉及特定建案時，追蹤應以內容服務為主，不宜推進會談。第四，這套規則只處理名單分級與聯繫節奏，不處理投資建議。任何涉及物件條件、稅務、貸款或當地法規的問題，都要轉給當地持牌專業人士回答，不由業務在追蹤時自行判斷。