海外建案的多語內容治理應該從哪裡開始？
從指定單一事實來源開始。所有語言版本的事實性內容，只能從同一份經開發商核可的主檔產生，翻譯與改寫都不得新增或刪減事實。接著建立詞彙對照表與版本同步規則。翻譯品質排在這兩件事之後。
多語內容治理是指用一套規則管理不同語言版本的內容，確保它們在事實上一致、在更新上同步、在責任上找得到人。單一事實來源則是一份被指定為唯一依據的主檔，其他文件與它衝突時一律以它為準。
這份備忘要處理的問題是什麼？
背景先說明。這是我們協助一個海外建案的行銷團隊後，替對方起草的內部備忘，已去除可識別資訊。該團隊有三個語言的內容：開發商提供的當地語言原始資料、給國際買方的英文版本、給台灣買方的繁體中文版本。
三個版本由三組人維護。英文版由開發商的國際業務部撰寫，中文版由台灣團隊依英文版翻譯並改寫。問題在於英文版本身已經是摘要，中文版又再加工一次。原始資料更新時，英文版晚兩週才改，中文版沒有人通知。
買方指出的持有年限差異，就是這樣來的。當地語言的文件寫的是一種有年限的土地權利，英文版用了一個容易被理解成永久所有的詞，中文版照字面翻了過來。
規則一：事實性內容只認一份主檔
即日起，建案的事實性內容統一記錄在一份主檔中。主檔由開發商指定的專人維護，每一筆資料有欄位名稱、內容、資料日期與核可人。
列入主檔的項目包含以下幾類。
- 土地與產權的權利型態及年限。
- 外國買方的持有資格與限制。
- 建築規格、樓層、戶數與各戶型面積，並註明面積的計算方式。
- 價格表與付款條件。
- 預定完工與交屋時間。
- 已取得與申請中的各項許可。
- 管理費及其他持有費用的類別。
各語言的頁面、簡報、貼文凡是提到以上項目，都要能對回主檔的某一欄。對不回去的句子，請刪除或送核可。
這條規則在會議上被問到的第一個問題是：行銷文案也要對主檔嗎？不用。描述氛圍、生活方式、城市介紹的文字不在主檔範圍。但只要句子裡出現數字、年限、權利或時間，就算事實性內容。
規則二：關鍵詞彙用對照表鎖定譯法
同一個權利型態，三組人各有各的譯法。我們整理出一份詞彙對照表，目前收錄約四十個詞，每個詞有當地語言原文、指定英文、指定中文，以及一句白話說明。
對照表有兩個原則。第一，寧可用較長但準確的說法，不用簡短但會誤導的說法。例如有年限的土地使用權利，中文就寫出年限與性質，不用「產權」兩個字帶過。第二，當原文概念在中文裡沒有完全對應的制度時，保留原文並加註說明，不硬套台灣的名詞。
權利型態、稅費名稱、許可名稱這三類詞的譯法，需要經當地持牌律師確認。這不是語言問題，是法律概念的對應問題。翻譯人員可以提案，定稿權不在翻譯人員手上。
規則三：翻譯與在地化分成兩個步驟
翻譯是把主檔內容忠實轉成另一種語言。在地化是依讀者的背景調整說明方式，例如替台灣讀者補充面積單位的換算，或說明當地的交易習慣與台灣有何不同。
過去這兩件事混在一起做，改寫的人為了讓文字通順，不知不覺動到了事實。現在分開處理。
- 翻譯人員依主檔與對照表產出直譯稿，不潤飾。
- 內容編輯在直譯稿之外加上在地化說明，新增的部分以不同底色標示。
- 審核者只需檢查兩件事：直譯部分是否與主檔一致，新增說明是否引入了主檔沒有的事實。
- 涉及法律、稅務的在地化說明，送專業人士確認後才可發佈。
- 發佈時在頁面標註內容依據的主檔版本與日期。
面積換算要特別小心。不同市場對面積的計算基礎不同，有的含公共區域，有的只算室內。在地化說明必須寫出主檔採用的是哪一種，不能只給一個換算後的數字。
規則四：更新要同步，來不及同步就先標示
主檔任何一欄變動時，維護人要在當天通知三個語言的負責人。各語言版本應在約定的工作天數內完成更新。
來不及的時候怎麼辦？在該語言版本的對應位置加上一行標示，說明此項資訊更新中，最新內容請洽窗口。寧可讓讀者看到「更新中」，也不要讓他看到已經失效的數字。
價格與付款條件的變動沒有緩衝期。這兩項變動時，尚未更新的語言版本要先把該區塊下架。
規則五：每個語言版本要有一位具名負責人
負責人不必自己寫所有內容。他要對該語言版本的事實正確性負責。任何人發現版本不一致，知道要找誰。負責人休假時要指定代理人。
我們同時設了一個回報管道。業務、客服或買方發現不同語言說法不同，可以直接回報。回報會被記錄，並在每月的內容會議上檢視處理結果。
這套規則最容易在哪裡失敗？
三個地方。第一是主檔沒有人願意維護。開發商的專人若把它當成額外負擔，主檔很快就會落後於實際情況。這需要開發商管理層明確指派，並算入該職位的工作內容。
第二是業務的個人素材。業務為了方便，會自己做一頁式說明或在訊息裡用自己的話講。這些素材不在治理範圍內，卻是買方最常看到的內容。我們的處理是提供一組可直接轉傳的核可段落，讓照規則做比自己寫更省事。
第三是舊內容。網站上兩年前的文章、影片字幕、已下載的簡報，都可能留有舊說法。清查舊內容很花力氣，建議先處理仍有流量的頁面與仍在流通的簡報，其他的標示發佈日期並註明資訊可能已變動。
怎麼確認多語內容治理有落實？
- 隨機抽十個事實性句子，三個語言版本都能對回主檔的同一欄。
- 對照表上的關鍵詞，在三個語言的頁面上用法一致。
- 主檔最近一次變動，三個語言版本都在約定時間內更新或標示。
- 在地化新增的說明都有標示，且涉及法律稅務者有專業人士確認的紀錄。
- 每個語言版本的負責人名單是最新的。
這份檢查由內容主管每月做一次，結果寫進月會紀錄。
買方指出的那個持有年限差異，後來怎麼處理？
這件事要交代清楚，因為它是這份備忘的起因。我們先把中文與英文頁面的相關段落下架，請開發商提供當地語言的原始文件，再委請當地持牌律師說明該權利的性質與年限。律師的說明成為主檔中這一欄的內容。
接著通知所有曾經收到舊版資料的買方，說明先前的用詞不夠精確，附上更正後的說明，並提供窗口讓買方提問。已簽約的買方另外由主管逐一聯繫。這個步驟讓團隊很緊張，擔心引發解約。更正義務與後續處理的方式，全程依律師的意見進行。
這次事件之後，權利型態被列為對照表的第一個詞，任何語言版本都不得簡寫。
什麼情況下這套做法不適用？
若團隊只經營單一語言，且直接取用開發商已核可的該語言資料，不需要這麼完整的治理結構，只要做好版本與日期標示。若開發商本身無法提供穩定的原始資料，主檔無從建立，應先和開發商處理資料來源的問題。若內容涉及當地法規要求的制式揭露文件，其語言版本與效力以當地規定為準，翻譯版本只能作為閱讀輔助，並須明確標示。