競業情報的截圖與存證要留到什麼程度才夠？
標準只有一條：一位沒參與專案的人，拿著報告裡的任何一句事實陳述，能在五分鐘內找到當初的原始畫面、擷取日期與出處。做得到，存證就夠。做不到，報告裡的那句話就只是顧問的說法。
存證，指的是在查閱公開資料的當下，把看到的內容連同時間與位置一起保存下來。網頁會改、貼文會刪、價格會調。報告引用的是某一天的狀態，存證就是那一天的憑據。
以下十項是我們每個專案都逐項打勾的清單。示例來自一家做團體服訂製的工作室，他們委託查三家同業的報價方式與交期承諾。
第一到第三項：截圖本身要包含哪些東西？
- 截圖要帶到頁面的識別資訊。畫面中要看得到頁面標題與網站名稱。只截中間一段文字的圖，事後沒有人能確認它來自哪一頁
- 截圖要帶到日期。作業系統的時間列或瀏覽器的時間標記要入鏡。入鏡不了，就在檔名與索引表記下擷取日期與時間
- 長頁面要截全頁，再另外截重點區塊。只留重點區塊，會被質疑斷章取義。只留全頁，讀者找不到重點。兩種都要
示例中，有一家同業的交期承諾寫在訂購須知頁的最下方，上方還有一段「旺季另計」的但書。第一次截圖只截了承諾那一行。複查時發現但書沒入鏡，整張重截。少了那段但書，報告會把對手的交期寫得比實際更硬。
第四到第五項：檔名與資料夾怎麼命名才找得回來？
- 檔名用固定格式：擷取日期、對象代號、頁面類型、流水號。例如以年月日開頭，接著是甲乙丙這類代號，再接價格頁或條款頁
- 資料夾依對象分，不依日期分。讀報告的人找的是「乙公司的價格頁」，不會記得那是哪一天查的
對象代號這件事值得多說一句。檔名與內部工作檔裡，我們用代號代替公司名稱。這樣檔案在團隊裡流通時，不會一眼就看出在查誰。代號對照表另外存放，只有專案成員能看。
最常見的錯是用預設檔名。螢幕截圖工具自動產生的檔名只有一串時間數字。專案做到第二週，資料夾裡有上百張這種圖，沒有人分得出哪張是哪張。命名要在截圖當下就做，不能留到最後整理。
第六項：只有截圖不夠，頁面本身也要存檔
截圖是圖片，可以被質疑經過修改。所以重要頁面除了截圖，還要另存一份完整的頁面檔，例如把頁面列印成文件格式保存，保留文字可搜尋的版本。
有些公開的網頁時光存檔服務會保留網頁的歷史版本。能在這類服務上找到對應日期的版本時，把該版本的存檔日期一併記入索引表。它是第三方保存的紀錄，說服力比自己的截圖高。但這類服務不保證每一頁都有、也不保證日期剛好，查不到是常態，查不到就如實註記。
示例中，三家同業的價格頁有兩家找得到第三方的歷史版本，一家沒有。沒有的那一家，報告裡只引用我們自己擷取當日的狀態，不對它過去的價格做任何描述。
第七項：來源索引表要有哪些欄位？
索引表是整個存證系統的中樞。報告正文的每個事實陳述後面有一個來源編號，編號對到索引表的一列。我們的索引表有七欄。
- 來源編號
- 對象代號
- 頁面名稱與類型
- 擷取日期與時間
- 檔案名稱
- 來源等級：對手官方頁面、第三方平台、媒體報導、實地公開觀察
- 備註：例如頁面是否需要展開才能看到、是否有地區版本差異
最後一欄救過我們不只一次。有一家同業的價格會依訪客選擇的地區顯示不同數字。第一次查是選北部，複查的同事選了中部，數字對不上。兩個人花了半小時才發現原因。之後備註欄一律寫明查閱時的頁面設定。
第八項：社群貼文與評論這類容易消失的內容怎麼處理？
貼文與評論的存證比網頁麻煩。它們更常被刪除或編輯，而且牽涉到發文者的個人資料。
- 截圖時保留貼文時間與公開狀態的標示
- 一般使用者的姓名與頭像，在放進報告前遮蔽，只保留內容與時間
- 只採用公開可見的內容。需要加入社團、成為好友或登入特定身分才看得到的內容，不擷取、不使用
- 大量評論只做分類統計與少量摘要，不整批轉載
委託方曾經問：遮掉名字，別人怎麼知道評論是真的。回答是，索引表裡留有原始位置的描述與擷取時間，需要查核時可以回到原平台去看。報告的讀者需要知道評論說了什麼，不需要知道是誰說的。個人資料的處理方式，各地規範不同，委託方若打算進一步運用這些資料，要請當地持牌的法律專業人士確認。
第九項：實地觀察的紀錄，怎麼留才算數？
有些資料不在網路上。例如同業在市集攤位公開張貼的價目表、門市櫥窗上的交期公告。這些屬於任何路過的人都看得到的公開資訊。
實地紀錄要寫下日期、時間、地點、觀察者，以及觀察的方式。只記錄從公共空間看得到的內容。不進入非公開區域，不翻閱未公開陳列的文件，不假扮客人套取內部資訊，店家明示禁止拍照的地方就不拍，改用文字記錄。
示例中有一項觀察來自一場公開的校園社團博覽會，同業的攤位立牌上寫著「七個工作天交貨」。這與他官網寫的十個工作天不同。兩筆都如實記錄，報告裡並列，並註明活動現場的承諾可能只適用於當場下訂的檔期方案。差異本身是觀察，原因是推論。
第十項：交付前的抽查怎麼做？
清單的最後一項是驗證前九項有沒有做到。做法是請一位沒參與查證的同事，從報告裡隨機挑十個事實陳述，逐一回溯。
- 依來源編號能否找到索引表的對應列
- 依索引表能否找到檔案
- 檔案內容是否確實支持報告裡那句話
- 報告的用字有沒有比原始內容更強
第四點最常出問題。原始頁面寫的是「多數訂單可於十日內完成」，報告寫成「十日交貨」。兩個字的差別，就把一句有保留的話變成了承諾。抽查發現這種情況，一律改回接近原文的寫法。
十個裡面有任何一個回溯失敗，就擴大抽查範圍。回溯失敗的陳述，補不回來源就從報告中刪除。刪掉一句話很痛，但留著一句查不到出處的話更危險。
委託方收到報告時，可以怎麼檢查存證品質？
委託方不需要看完所有截圖。挑三個自己最在意的結論，請顧問當場示範回溯。順利的話，每一個不會超過幾分鐘。
另外看兩件事。索引表的擷取日期是否集中在合理的工作期間內。日期異常分散或全部擠在交付前一天，都值得問一句。再看報告裡有沒有「未取得存證」的註記。完全沒有這類註記的報告，要嘛非常幸運，要嘛沒有如實記錄。
這份存證清單在哪些情況下不適用或不足夠？
這份清單的目的是讓情報書的結論可以回溯。它的強度足以應付內部決策與日常追問。如果存證是為了法律程序，例如準備提出侵權主張或商業爭議，要求會嚴格得多，可能涉及公證或特定的保全程序。那種情況請從一開始就交給當地持牌的法律專業人士主導，不要拿這份清單充當法律證據的標準。
清單也不解決取得方式的問題。存證做得再完整，資料如果是繞過登入權限、違反網站使用條款或假冒身分取得的，就不該出現在報告裡。合法公開來源是前提，存證是其後的紀律。
最後是成本。十項全做，查證時間會明顯拉長。只需要粗略方向、不打算回頭查核的一次性問題，可以與顧問討論簡化到前五項與索引表。簡化的決定要寫進委託範圍，雙方都清楚自己放棄了什麼。